Assistant administratif en service départemental (H/F)

Information générale

Positionnement hiérarchique : Sous l’autorité du Chef de service départemental

Conditions d’emploi : Emploi permanent à pourvoir soit par un fonctionnaire (détachement ou PNA) ou un agent déjà en CDI de droit public (portabilité envisageable) ; soit en CDD de 3 ans* (rémunération selon expérience professionnelle)

*Article L332-1 du code de la fonction publique

Durée minimale attendue sur le poste : 3 ans

Mission

Sous l'autorité directe du Chef de Service départemental des Côtes-d’Armor, l’assistant administratif apporte un soutien administratif au service, en assurant des missions d’accueil, gestion du standard, de secrétariat, de logistique et d’intendance. Il/elle est chargé(e) de la préparation et du suivi des dossiers administratifs. Il/elle apporte également sa contribution en tant que personnel de proximité dans les domaines comptable, budgétaire, logistique, de la gestion des ressources humaines ainsi que sur divers champs techniques.

Activités principales

Accueil / Secrétariat :

Assurer l'accueil téléphonique et physique (public, sociétés de maintenance, facteur...)
Gestion du courrier
Gestion de l'archivage numérisé et papier
Reprographie
Gestion des fournitures administratives (évaluation des stocks/besoin, liste des achats)
Création et mise à jour de base de données

Appui comptable, budgétaire et logistique

Assurer la commande, la réception, la vérification des livraisons, et la transmission du service fait au service administratif régional
Appuyer les correspondants logistiques dans le suivi de l’inventaire du matériel individuel et collectif
Contribuer à l’établissement et au suivi de tableaux de bord et de statistiques en matière budgétaire
Assurer le suivi des implantations en lien avec le service administratif (suivi contrat de maintenance, contrôle périodique, relations avec gestionnaires de site et artisans chargés de prestations et travaux divers…)
Recenser et gérer les besoins de fonctionnement en matériel de fournitures administratives, et techniques, maintenance/entretien et calibrage de matériels techniques (courantomètres, salinomètres, outils de mesures, etc.)
Appuyer le Chef de service départemental dans le suivi du parc automobile (entretien, révision, commandes…)

Appui à la gestion des Ressources Humaines

Assurer l’accueil des nouveaux arrivants
Assurer la transmission, la vérification et le suivi de documents liés aux ressources humaines (promotion, recensement des grévistes, Compte épargne temps, accident du travail…)
Assurer le suivi des formations
Assurer le suivi des visites médicales

Relations liées au poste

Relations internes :

Services de la Direction régionale
Directions nationales

Relations externes :

Services et opérateurs de l’Etat (Direction départementale des territoires, Direction régionale de l'environnement, de l'aménagement et du logement, …)
Fournisseurs, prestataires
Collectivités territoriales
Acteurs de la biodiversité (association, organisation professionnelles, …)

Profil recherché

Fonctionnaire de catégorie C
Diplôme de niveau V (CAP, BEP)
Expériences en secrétariat administratif

Compétences et qualités requises

Connaissances :

Connaissance du fonctionnement administratif
Connaissance des politiques publiques et de la réglementation dans le domaine de la biodiversité souhaitée
Connaissance en comptabilité publique et achat public

Savoir-faire opérationnel :

Qualités rédactionnelles
Travailler en réseau et favoriser le travail collaboratif
Maitrise des logiciels de bureautique

Savoir-être professionnel :

Bonne expression orale,
Sens du relationnel,
Sens de l'organisation,
Sens de l'initiative,
Savoir rendre compte

Conditions d'exercice / sujétions particulières

Permis B
Plages horaires compatibles avec les livraisons et l’accueil

Dépôt de candidature (en interne)

Pour déposer une candidature, les documents suivants vous seront demandés :

CV
Lettre de motivation
La fiche "demande de changement d'affectation" signée par le Directeur d'origine

Nous rejoindre, c'est aussi

Rejoindre l’Office français de la biodiversité, c’est aussi bénéficier de nombreux avantages vous garantissant des conditions optimales pour accomplir vos missions :

Protection sociale complémentaire obligatoire (sauf cas de dispense), avec participation de l’Office français de la biodiversité de 50% en moyenne.
Prise en charge des frais de transport en commun à hauteur de 75% dans la limite de 99 € par mois.
Forfait mobilité durable pour les trajets domicile-travail en vélo ou en covoiturage cumulable avec la prise en charge des frais de transports en commun.
Indemnité forfaitaire de télétravail : 2,88 € par jour de télétravail dans la limite de 253,44 € par an.
Association des personnels proposant des activités sociales, culturelles, sportives et de loisirs, achats groupés (chocolat, produits artisanaux, etc.) à des tarifs attractifs. (NB : 3 mois d’ancienneté requise pour les contractuels).