CDD 6 mois - Gestionnaire administratif du chef du SD 66 H/F

Information générale

Positionnement hiérarchique : Sous l’autorité du chef de service départemental 66 (sous l’autorité fonctionnelle du directeur délégué pour le PNMGL)

Conditions d’emploi : Contrat à durée déterminée de 6 mois à pourvoir par un contractuel. Rémunération selon expérience professionnelle comprise entre le smic et 2 215 € bruts mensuels.

La direction régionale Occitanie de l’OFB, qui regroupe 271 agents, est structurée autour d'un siège à Toulouse en Haute-Garonne (31) et d'une antenne à Grabels dans l’Hérault (34). Elle est organisée autour d’un DR, de 2 DRA, de 4 services régionaux (administratif, connaissance, police et appui aux acteurs et mobilisation du territoire), de 13 services départementaux implantés sur 18 sites, au plus près des enjeux territoriaux ainsi que du Parc naturel marin du golfe du Lion qui protège 4 010 km² de surface maritime.

Mission

Sous l'autorité hiérarchique du Chef de Service départemental (CSD) et l’autorité fonctionnelle du directeur délégué pour le parc naturel marin, la gestionnaire administratif apporte un soutien administratif aux deux structures précitées, en assurant des missions d’accueil, de gestion du standard, de secrétariat, de logistique et d’intendance en lien avec le service administratif de la direction régionale Occitanie. Il assure pour le parc un appui intégrant un rôle de gestionnaire administratif auprès du directeur. Il partage son temps de travail hebdomadaire entre le service départemental des Pyrénées Orientales (66) à Thuir et le Parc naturel marin du golfe du Lion à Argelès-sur-Mer selon un planning prévisionnel adapté au plan de charge.

Activités principales

Accueil / Secrétariat

Assurer la gestion, la préparation et le suivi des décisions des conseils de gestion et bureaux auprès du directeur délégué pour le PNM (saisie et mise en forme des PV de séance, préparation des délibérations, organisation de la coordination administrative avec les services de l’Etat et les collectivités…)
Gestion de la mise à jour de la base de données sur les avis émis par le parc
Organiser la préparation des réunions de service, rédaction et mise en forme des comptes rendus.
Assurer l'accueil téléphonique et physique (public, sociétés de maintenance, facteur...)
Gestion du courrier papier et électronique (réception, enregistrement, diffusion, suivi et archivage)
Classement informatique et papier
Gestion des fournitures administratives (évaluation des stocks/besoin, liste des achats)
Mise à jour et constitution des listes de contacts (courriel et courrier)

Appui comptable, budgétaire et logistique

Assurer la gestion et le suivi des commandes de matériels et d’équipements, leur réception, la vérification des livraisons, et la transmission du service fait au service administratif régional (pour la partie SD 66) ainsi qu’à la DF directement (pour la partie PNM)
Appui du directeur du parc au suivi des engagements financiers et des paiements, organisation de la gestion et du suivi des engagements avec la DF et la DAP.
Appuyer les correspondants logistiques dans le suivi de l’inventaire du matériel individuel et collectif
Assurer le suivi des implantations en lien avec le service administratif (suivi contrat de maintenance, contrôle périodique…)
Appuyer le Chef de service dans le suivi du parc automobile (entretien, révision, commandes…)

Appui à la gestion des Ressources Humaines

Assurer la transmission, la vérification et le suivi de documents liés aux ressources humaines (carrière, suivi compte épargne temps, arrêts de travail…) – Lien avec les agents et le service administratif régional
Assurer le suivi des visites médicales en liaison avec le service administratif de la DR
Gestion et suivi des états de frais et ordres de mission en lien avec la direction régionale.

Relations liées au poste

Relations internes :

CODEP (CSD et CSDa, CUT, référents)
Directeur délégué et chefs de service du PNMGL
Service régional administratif
DAP, services administratifs centraux

Relations externes :

Services des directions déconcentrées de l’Etat et des opérateurs (DDTM, DDPP, AE, ARS, DREAL …)
Collectivités territoriales et leurs groupements (EPCI, Syndicats, EPAGE, …)
Acteurs de la biodiversité (fédérations chasse/pêche, associations, …)
Fournisseurs

Profil recherché

Diplôme de niveau V (CAP, P BAC)
Expériences en secrétariat administratif

Compétences et qualités requises

Connaissances :

Secrétariat,
Fonctionnement administratif d’un établissement public
Connaissance des acteurs et de la mise en œuvre des politiques publiques biodiversité, appréciée

Savoir-faire opérationnel :

Maîtriser les outils bureautiques (Microsoft office / libre office)
Avoir le sens de l’organisation
Travailler en réseau

Savoir-être professionnel :

Qualités relationnelles
Réactivité et rigueur
Sens de l’écoute
Sens du travail en équipe
Savoir rendre compte

Conditions d'exercice / sujétions particulières

Travail hebdomadaire partagé sur 2 sites distants de 30 km : Service départemental 66 : 2 Allée H. Capdellayre 66300 THUIR et Parc naturel marin du Golfe du Lion : 2 Impasse Charlemagne 66700 Argelès sur Mer
Travail de bureau
Permis B, possibilité d’accéder à un véhicule de service

Dépôt de candidature (en interne)

Pour déposer une candidature, les documents suivants vous seront demandés :

CV
Lettre de motivation
La fiche "demande de changement d'affectation" signée par le Directeur d'origine

Nous rejoindre, c'est aussi

Rejoindre l’Office français de la biodiversité, c’est aussi bénéficier de nombreux avantages vous garantissant des conditions optimales pour accomplir vos missions :

Protection sociale complémentaire obligatoire (sauf cas de dispense), avec participation de l’Office français de la biodiversité de 50% en moyenne.
Prise en charge des frais de transport en commun à hauteur de 75% dans la limite de 99 € par mois.
Forfait mobilité durable pour les trajets domicile-travail en vélo ou en covoiturage cumulable avec la prise en charge des frais de transports en commun.
Association des personnels proposant des activités sociales, culturelles, sportives et de loisirs, achats groupés (chocolat, produits artisanaux, etc.) à des tarifs attractifs.
Indemnité forfaitaire de télétravail : 2,88 € par jour de télétravail dans la limite de 253,44 € par an.
Association des personnels proposant des activités sociales, culturelles, sportives et de loisirs, achats groupés (chocolat, produits artisanaux, etc.) à des tarifs attractifs. (NB : 3 mois d’ancienneté requise pour les contractuels).