APPRENTISSAGE - Assistant administratif H/F

Information générale

Positionnement hiérarchique : Sous l’autorité de la cheffe de cabinet.

Conditions d’emploi : contrat d'apprentissage de 12 mois.

Le cabinet appuie le directeur général dans la gestion courante de son agenda, de ses déplacements et de sa correspondance. Il prépare, en lien avec les directions métiers, les dossiers de préparation des rencontres et déplacements, et appui le directeur général dans le contrôle des orientations stratégiques de l’établissement.

Le cabinet de la direction générale supervise également l’organisation des instances de décision et de consultation de l’Office français de la biodiversité (OFB), tant en ce qui concerne sa gouvernance interne (comité exécutif et de direction), qu’externe (conseil d’administration et comité d’orientation).

Le cabinet constitue l’interface entre les directions nationales, les directions générales déléguées et le directeur général, pour toutes les problématiques relevant de sa responsabilité.

L’assistant(e) administratif du cabinet du directeur général travaille sous la supervision de la cheffe de cabinet.

Mission

Assister la cheffe de cabinet et le pool administratif de la direction générale dans la gestion quotidienne des déplacements du DG et de son courrier ;
Contribuer à la gestion administrative des activités organisées par le cabinet de la direction générale (événements et instances) ;

Activités principales

Appui au suivi administratif des déplacements de la direction générale

Appuyer à l’organisation des déplacements du directeur général et du comité exécutif (réservations de billets et d’hôtels, inscriptions, déplacements…) et consolider les bons de commande et les états de frais ;
Gérer les prestataires et l’exécution du budget des fonctions support (déplacements, consommables, abonnement etc.) ;

Appui à la gestion administrative des événements et des instances

Appuyer à la préparation logistique en amont des réunions des instances et des événements organisés par le cabinet du directeur général ;
Contribuer au suivi administratif ante et post de ces événements (réservations, bons de commande, réservations, états de frais, services faits…).

Appui à la gestion de la correspondance du directeur général

Mettre en forme et valoriser des supports écrits ;
Assurer la transmission des courriers aux interlocuteurs identifiés ;
Rédiger des documents simples et les classer ;
Assurer ponctuellement l’accueil physique et téléphonique des correspondants de la direction générale et de son cabinet ;

Relations liées au poste

Relations internes :

Services du cabinet ;
Directions générales déléguées.

Relations externes :

Partenaires de l'OFB ;
Fournisseurs, prestataires.

Compétences et qualités requises

Connaissances :

Applications informatiques métier ;
Bureautique et outils collaboratifs ;
Classement, archivage ;
Techniques de secrétariat ;

Savoir-faire opérationnel :

Savoir s’organiser ;
Prioriser ;
Rédiger et mettre en forme un document ;
Vérifier et transmettre des informations ;
Rendre compte ;
Archiver ;

Savoir-être professionnel :

Sens des relations humaines ;
Faire preuve de discrétion ;
Réactivité ;
Rigueur ;
Travail en équipe ;
Discrétion.

Dépôt de candidature (en interne)

Pour déposer une candidature, les documents suivants vous seront demandés :

CV
Lettre de motivation
La fiche "demande de changement d'affectation" signée par le Directeur d'origine