Information générale
Positionnement hiérarchique : sous l'autorité du chef de service départemental
Conditions d'emploi : Emploi permanent à pourvoir soit par :
- un agent déjà en CDI de droit public (portabilité envisageable);
- un fonctionnaire (détachement ou PNA)
- en CDD de 3 ans (rémunération selon expérience professionnelle).
Durée minimale attendue sur le poste : 3 ans
La Direction régionale Centre-Val-de-Loire est articulée sur deux niveaux :
- Un niveau régional comprenant un service régional police, un service régional connaissance, un service régional appuis aux acteurs et mobilisation de la société et un service régional administratif.
- Un niveau départemental comprenant six services départementaux (Cher, Eure-et-Loir, Indre, Indre-et-Loire, Loir-et-Cher et Loiret)
Les services départementaux de l’Indre et du Cher partagent un poste permanent de secrétariat ; le poste sera situé en fonction du lieu de résidence de la personne retenue soit à Châteauroux (36), soit à Bourges (18). Un déplacement régulier (un jour par semaine, ce déplacement peut avoir lieu très exceptionnellement 2 fois dans la semaine si le travail le justifie) sur le deuxième point d’implantation sera à mis en place.
Mission
Sous l'autorité directe du chef de service départemental (CSD), l’assistant administratif apporte un soutien administratif au service, en assurant des missions d’accueil, gestion du standard, de secrétariat, de logistique et d’intendance. Il est chargé de la préparation et du suivi des dossiers administratifs. Il apporte également sa contribution en tant que personnel de proximité dans les domaines comptable, budgétaire, logistique, de la gestion des ressources humaines ainsi que sur divers champs techniques.
Activités principales
- Accueil téléphonique et physique (public, sociétés de maintenance, facteur...)
- Gestion du courrier
- Gestion de l'archivage numérisé et papier
- Réalisation - Mise en forme tous types de documents (courriers, notes de service, bases de données, présentations PowerPoint...),
- Création et mise à jour de tableaux de suivi
- Suivre les réunions de service : préparer, prendre des notes et contribuer aux comptes rendus,
- Reprographie
- Gestion du parc automobile
- Gestion des fournitures administratives (évaluation des stocks/besoin, liste des achats)
- Appui logistique au niveau DR pour le recensement des besoins, la préparation des commandes (devis) et le suivi des livraisons des commandes (devis, préparation de commande, réception, transmission des bons de livraison)
- Planification des visites médicales des agents en lien avec la DR
- Appui à la DR CVL pour le suivi des absences (arrêt maladie, grévistes…)
Relations liées au poste
Relations internes :
- Services de la Direction régionale
- Directions nationales
Relations externes :
- Services et opérateurs de l’Etat (Direction départementale des territoires, Direction régionale de l'environnement, de l'aménagement et du logement…)
- Fournisseurs, prestataires
- Collectivités territoriales
- Acteurs de la biodiversité (association, organisation professionnelles…)
Profil recherché
Diplôme de niveau V (CAP, BEP)
Expériences en secrétariat administratif
Compétences et qualités requises
Connaissances :
- Connaissance du fonctionnement administratif
- Connaissance des politiques publiques et de la réglementation dans le domaine de la biodiversité souhaitée
- Connaissance en comptabilité publique et achat public
Savoir-faire opérationnel :
- Qualités rédactionnelles
- Travailler en réseau et favoriser le travail collaboratif
- Maitrise des logiciels de bureautique
Savoir-être professionnel :
- Bonne expression orale,
- Sens du relationnel,
- Sens de l'organisation,
- Sens de l'initiative,
- Savoir rendre compte.
Conditions d'exercice / sujétions particulières
- Permis B
- Plages horaires compatibles avec les livraisons et l’accueil
Dépôt de candidature (en interne)
Pour déposer une candidature, les documents suivants vous seront demandés :
