Positionnement hiérarchique : Sous l’autorité de la cheffe d’unité
Conditions d’emploi : Emploi permanent à pourvoir soit par un fonctionnaire (détachement ou PNA) ou un agent déjà en CDI de droit public (portabilité envisageable) ; soit en CDD de 3 ans* (rémunération selon expérience professionnelle comprise entre 2 263 € et 2 937 € brut par mois)
*Article L332-1 du code de la fonction publique
Durée minimale attendue sur le poste : 3 ans
Sous l’autorité de la cheffe d’unité, le ou la chargé(e) de formation conseille les agents et les services, organise et met en œuvre les actions de formation collective et individuelle sur le plan logistique, administratif et comptable et évalue chaque formation.
Il ou elle décline la politique de formation interne et externe de l’établissement principalement dans les domaines « informatique » et « linguistique » et est sollicité(e) sur les domaines « nautique » et des « métiers supports et compétences transverses » pour la gestion de la logistique des sessions.
Organisation et mise en œuvre des actions de formations collectives et individuelles :
En lien avec la responsable d’unité, pour les domaines « informatique » et « linguistique » et selon les procédures établies dans le cadre de la certification Qualiopi, le.a chargé.e de formation :
- Contribue à l’élaboration des documents liés au plan de formation et analyse les besoins de formation de son périmètre,
- Conduit les processus d’achat de formation (marché, DQA, mise en concurrence…),
- Élabore les cahiers des charges et analyser les offres sous couvert de la hiérarchie,
- Assure le suivi et l'exécution des marchés de formation.
- Planifie les sessions de formation,
- Sélectionne les participants en fonction des motivations,
- Assure la mise en œuvre de l'organisation administrative et logistique des actions de formation (inscription, réservation de salle, hébergement, convention, programme, convocation, évaluation, attestation),
- Procède à l’accueil lors de l’ouverture et la clôture des formations,
- Gère les aspects comptables des actions de formation (bon de commande, SF..),
- Assure le suivi des parcours individuels de formation,
- Traite les questionnaires de fin de formation,
- Réalise des bilans qualitatif et quantitatif des formations réalisées puis propose des évolutions pour améliorer la formation auprès des formateurs et / ou organismes extérieurs.
- Reporting avec la cheffe d’unité : rend compte de l’avancement des dossiers.
En lien avec le.a chargé.e de mission formation dans les domaines « nautique » et des « métiers supports et compétences transverses » et selon les procédures établies dans le cadre de la certification Qualiopi, le.a chargé.e de formation :
- Assure l'organisation administrative des actions de formation : suivi des pré-inscriptions, envoi de devis, convocations, conventions de stage, préparation des documents formateurs et gestion de fin de stage : contrôle émargements, collecte des évaluations, attestations,
- Assure l'organisation logistique des actions de formation : informations, réservation de salle et de matériel, d’hébergement et restauration, transports collectifs, duplication des documents, …
- Assiste et oriente sur place les stagiaires et formateurs, procède à l’accueil lors de l’ouverture et la clôture des formations réalisées sur site, en relais du chargé de mission le cas échéant,
- Assure le suivi financier dès le processus d’achat : mise en concurrence, suivi et l’exécution des marchés, bons de commande, certification du service fait, suivi du dépôt des factures sur la plateforme Chorus pro jusqu’au paiement de celles-ci, factures des frais de formation.
- Reporting avec la cheffe d’unité : rend compte de l’avancement des dossiers.
Projets transverses :
- Participe aux réunions UFIT, de service,
- Apporte son appui à la hiérarchie et collègues sur certains dossiers.
Relations internes :
Toutes les directions et services de l’OFB ainsi que les agents de l’établissement.
Relations externes :
Organismes de formation, prestataires (formateurs externes, prestataires hébergement, restauration, …)
Partenaires de l’OFB.
Fonctionnaire de catégorie B ou contractuel détenteur d'un diplôme de niveau bac minimum.
Connaissances :
- Dispositifs de formation professionnelle
- Gestion budgétaire et comptable
- Connaissance des règles en matière de commande publique (achat et marché public)
- Connaissance de la certification Qualiopi
Savoir-faire opérationnel :
- Appliquer les procédures administratives et comptables
- Maîtriser les outils bureautiques (Excel et Word notamment) et les logiciels de gestion de la formation (Training Orchestra)
- Rédiger des cahiers des charges et des conventions
- Suivre les procédures d’achat public
- Gérer le temps et les priorités
Savoir-être professionnel :
- Rigueur
- Sens de l’organisation et de l’autonomie
- Sens de la confidentialité
- Capacité d’analyse et de synthèse,
- Sens des relations humaines et de l’écoute.
Télétravail possible : Oui
Pour déposer une candidature, les documents suivants vous seront demandés :
