Information générale
Positionnement hiérarchique : Sous l’autorité de la cheffe de pôle administratif et financier.
Conditions d’emploi : Emploi permanent à pourvoir soit par un fonctionnaire (détachement ou PNA) ou un agent déjà en CDI de droit public (portabilité envisageable) ; soit en CDD de 3 ans (rémunération selon expérience professionnelle comprise entre 2 054 € et 2 795 € brut par mois).
Durée minimale attendue sur le poste : 3 ans
L’Office français de la biodiversité (OFB) est né le 1er janvier 2020. Ce nouvel établissement public, placé sous la tutelle des ministres chargés de l’environnement et de l’agriculture, a été créé pour protéger et restaurer la biodiversité. Il intègre les missions, les périmètres d’intervention et les 2 800 agents de l’Agence française pour la biodiversité (AFB) et de l’Office national de la chasse et de la faune sauvage (ONCFS).
Il contribue, s'agissant des milieux terrestres, aquatiques et marins, à la surveillance, la préservation, la gestion et la restauration de la biodiversité, ainsi qu'à la gestion équilibrée et durable de l'eau en coordination avec la politique nationale de lutte contre le réchauffement climatique (loi n°2019-773 du 24 juillet).
Pour remplir ses missions, l’Office s’appuie sur les 2 800 agents qui composent des équipes pluridisciplinaires (inspecteurs de l’environnement, ingénieurs, vétérinaires, techniciens, personnels administratifs, etc.) réparties sur tout le territoire national. Il est organisé de façon matricielle pour prendre en compte tous les milieux, en transversalité, selon une articulation à trois niveaux :
- une échelle nationale où se définissent et se pilotent la politique et la stratégie de l’OFB (directions et délégations nationales) ;
- une échelle régionale où s’exercent la coordination et la déclinaison territoriale (directions régionales) ;
- des échelons départementaux et locaux, de mise en œuvre opérationnelle et spécifique (services départementaux, antennes de façade, parcs naturels marins, etc.).
Le pôle administratif et financier assure le fonctionnement administratif et financier de la Direction générale déléguée à la mobilisation de la société (DGD MS). Il est composé d’une équipe d’assistance et d’une équipe en charge des partenariats. Il est réparti, au plus près des agents de la DGD MS sur les sites de Brest, Pérols et Vincennes.
Le pôle administratif et financier (PAF) apporte un appui à la DGD sur les fonctions d’ordre partenarial, financier, RH et administratif, nécessaires à la réalisation des missions de la direction. Dans ce cadre, la PAF accompagne les entités de la direction dans la stratégie de montage des projets et leur mise en œuvre et dans la gestion du quotidien professionnel
Mission
Au sein du pôle administratif et financier de la DGD Mobilisation de la société (DGD MS) et dans le respect de ses procédures internes, l’assistant(e) de direction :
- Assiste le DGD afin d'optimiser la gestion de son activité (gestion de l’agenda, déplacements, communication, réunions, accueil, ...) il peut aussi l’appuyer sur la transversalité de la DGD
- Appuie les directeurs et leurs adjoints, chefs de pôle et leurs adjoints dans son portefeuille ;
- Assure la gestion administrative et financière des commandes des directions de son portefeuille et garantit le respect des procédures d’achat en place ;
- Prend en charge le suivi administratif de certains dossiers en veillant à la bonne application des procédures ;
- Contribue avec polyvalence au bon fonctionnement administratif de la DGD MS, en relation avec les services de la DGD Ressources (finances, logistique, ressources humaines, systèmes d’information, stratégie d’intervention financière et contrôle de gestion), en veillant à l’application des procédures.
- En fonction de l’expérience du (de la) candidat(e) retenu(e), une coordination de l’équipe d’assistance composée de 2 autres agents permanents (assistants de direction – gestionnaire) et des emplois temporaires recrutés en renfort ponctuel pourra être déléguée.
Activités principales
- Organisation et préparation de rendez-vous, réunions, déplacements du DGD ;
- Appui ponctuel aux des directeurs du périmètre ;
- Appui à l’animation et à la communication interne à la DGD, gestion de l’agenda des évènements organisés par la DGD ;
- Contribution à l’organisation logistique d'évènements internes ou externes (réunions, séminaires, colloques) ;
- Exécution du budget via ou hors marchés publics, gestion de commandes et paiements de fournitures et de prestations en garantissant le respect des procédures internes et le cas échéant alerte sur le suivi de l’exécution du budget (logiciel : sirepa) ;
- Production des ordres de mission annuels ou ponctuels ;
- Classement et archivage des actes administratifs (devis, commandes, services faits, contrats, ordre de missions, etc.)
- Veille, collecte, classement et diffusion de l'information de référence sur les outils appropriés ;
- Elaboration et déploiement de procédures internes à la direction ;
- Contribution au déploiement des outils numériques du quotidien professionnel auprès des agents (parafeur électronique, visio conférence, plateforme voyagiste, outil de gestion du temps d’activité, outil pour l’établissement des ordres de mission et frais de déplacement, etc.) et le cas échéant, contribution à leur paramétrage pour répondre à l’organisation de la DGD ;
- Accompagnement polyvalent et conseil du personnel de la DGD dans son portefeuille dans toutes les dimensions administrative et logistique (recrutements, accueil à la prise de poste, annuaire, entretiens professionnels, promotions, congés, états de frais,…), si nécessaire en lien avec les services ressources ;
- Représentation de la direction, notamment auprès des services de la DGDR, dans des groupes de travail administratifs (ressources humaines, commande publique, dématérialisation, etc.) ;
- Mise en place ou optimisation et tenue de tableaux de bord (suivi des flux agents, contrats, demandes d’achat…) ;
- Rédaction de documents (courriers, comptes rendus de réunion ou de décision, présentations, …) ;
- Mise à jour des listes de diffusion et des organigrammes ;
- Gestion et archivage du courrier entrant et sortant et suivi des réponses sur le site de Vincennes, en lien avec les sites de Brest et de Pérols ;
- Gestion des fournitures de bureau pour les agents de la DGD du site de Vincennes (suivi du stock, distribution, commande…) (2 à 3 commandes/an).
- Appui à la gestion d’une flotte auto de 3 véhicules (transmission des certificats d’assurance, carte carburant)
- Le cas échéant, accueil physique et téléphonique de visiteurs
- Suppléance tournante au sein de l’équipe assistance en période de congés, gestion commune de la boite mail partagée de l’équipe assistance
- En fonction de l’expérience, coordination d’une équipe d’assistant-e-s multisite (Vincennes, Brest et Pérols), formation et encadrement ou tutorat d’agent administratif en renfort ponctuel.
Relations liées au poste
Relations internes :
Sous l'autorité de la cheffe de pôle administratif et financier et son adjointe
Et en lien direct avec le Directeur général délégué
- Liens fonctionnels :
-
- Assistant (es) de direction de la DGD MS ;
- Comité de direction de la DGD (Directeur et adjoints, chefs de pôle et adjoint) chefs de service et adjoint
- Agents de la Direction générale déléguée à la mobilisation de la société ;
- DGD ressources (Direction Financière, DSI, Direction de la Stratégie d’Intervention Financière, DRH, pôle juridique), agence comptable, logistique du site de Vincennes ;
- Chargé(es) de partenariats du PAF
Relations externes :
- Interlocuteurs du DGD
- Fournisseurs
- Partenaires.
Profil recherché
Fonctionnaire de catégorie B ou contractuel détenteur d'un diplôme de niveau bac minimum.
Nous cherchons un profil d’assistant(e) de direction - gestionnaire (h/f) justifiant d’une solide expérience à un poste d’assistant(e) de direction et/ou de gestionnaire.
Une bonne pratique d’un outil de gestion budgétaire et comptable publique (idéalement SIREPA) est nécessaire.
La personne recherchée doit avoir un goût pour la polyvalence des tâches et les interactions avec de nombreux interlocuteurs et faire preuve d’une grande discrétion professionnelle.
Elle doit également faire preuve de dynamisme, d’autonomie et de rigueur et avoir envie de s’intégrer à une petite équipe resserrée qui applique le conseil mutuel et la recherche de solutions opérationnelles et simples au service de sa direction, en s’appuyant sur les outils numériques actuels et facilitateurs du quotidien professionnel.
Compétences et qualités requises
Connaissances :
- Connaissance de l’administration publique et de l’environnement professionnel du secteur public
- Connaissances de la comptabilité publique et les achats publics appréciées
- Maîtrise de la langue française
Savoir-faire opérationnel :
- Avoir pratiqué un outil de gestion budgétaire et comptable publique (idéalement SIREPA)
- Avoir pratiqué des outils bureautiques (Word / Excel) et de la messagerie électronique
- Utiliser couramment des outils collaboratifs (répertoires partagés en réseau et gestion électronique de documents - GED)
- Pratiquer des outils de dématérialisation du quotidien professionnel du type parafeur électronique, plateforme voyagiste, outil de gestion des états de frais, etc.
- Comprendre une instruction, identifier les évolutions, savoir appliquer et faire appliquer
- Vérifier et transmettre des informations
- Savoir organiser son travail et hiérarchiser les priorités
- Savoir rendre compte
- Avoir un bon sens du relationnel
Savoir-être professionnel :
- Autonomie et polyvalence
- Rigueur, Méthode et organisation
- Discrétion professionnelle
- Aisance relationnelle
- Sens du service et capacité à faire preuve de disponibilité
- Sens de l’écoute
- Aptitude au travail en petite équipe resserrée et solidaire
Dépôt de candidature
Pour déposer une candidature, les documents suivants vous seront demandés :
- CV
- Lettre de motivation
- Pour les fonctionnaires uniquement : dernier arrêté de situation administrative
- Pour les non titulaires : diplôme le plus élevé obtenu
