Information générale
Positionnement hiérarchique : Sous l’autorité de la cheffe d’équipe assistance et gestion du pôle administratif et financier et d’un tuteur
Conditions d’emploi : contrat d'apprentissage de 12 mois
L’Office français de la biodiversité (OFB), établissement public placé sous la tutelle des ministres chargés de l’Environnement et de l’Agriculture, a été créé le 1er janvier 2020 par la loi n° 2019-773 du 24 juillet 2019, pour protéger et restaurer la biodiversité.
Conformément à l’article L.131-9 du code de l’environnement, il « contribue, s'agissant des milieux terrestres, aquatiques et marins, à la surveillance, la préservation, la gestion et la restauration de la biodiversité ainsi qu'à la gestion équilibrée et durable de l'eau en coordination avec la politique nationale de lutte contre le réchauffement climatique », grâce au continuum de ses trois grandes missions complémentaires : « Connaître », « Accompagner », « Protéger ».
Pour remplir ses missions, l’OFB compte plus de 3 000 agents, dont plus des deux-tiers agissent sur le terrain dans l’Hexagone et dans les Outre-mer. Il s’appuie sur des équipes pluridisciplinaires : inspecteurs de l’environnement, ingénieurs, experts, spécialistes, vétérinaires, techniciens, personnels scientifiques, techniques et administratifs…
L’établissement est organisé de façon matricielle pour prendre en compte tous les milieux, en transversalité, selon une articulation à trois niveaux :
- une échelle nationale et internationale, où se définit et se pilote la politique de l’OFB (directions et délégations nationales) ;
- une échelle régionale, où s’exercent la coordination et la déclinaison territoriale (directions régionales et délégations de façade maritime) ;
- des échelons départementaux et locaux de mise en œuvre opérationnelle et spécifique (services départementaux, parcs naturels marins, sanctuaire Agoa, réserves et territoires, etc.), appuyés par des brigades mobiles d’intervention et des unités spécialisées.
Doté d’un budget de plus de 600 M€, l’établissement dispose un Contrat d’objectifs et de performance pour la période 2026-2030 signé par les ministres le 12 décembre 2025, et d’un programme d’intervention pour la période 2026-2030, approuvé lors du Conseil d’administration du 12 mars 2026, qui s’inscrivent notamment dans le cadre des différents plans et stratégies dont s’est dotée la France (stratégie nationale pour la biodiversité, stratégie nationale pour les aires protégées, plan Eau dans les Outre-mer, stratégie nationale bas carbone, plan national d’adaptation au changement climatique, stratégie nationale pour la mer et le littoral, stratégie Ecophyto, plan national santé environnement, etc.) ou du nouveau règlement européen sur la restauration de la nature.
Le pôle administratif et financier assure le fonctionnement administratif et financier de la Direction générale déléguée à la mobilisation de la société (DGD MS). Il est composé d’une équipe d’assistance-gestion et d’une équipe en charge des partenariats et achats. Il est réparti, au plus près des agents de la DGD MS sur les sites de Brest, Pérols et Vincennes.
Le pôle administratif et financier (PAF) apporte un appui à la DGD sur les fonctions d’ordre partenarial, financier, RH et administratif, nécessaires à la réalisation des missions de la direction. Dans ce cadre, le PAF accompagne les entités de la direction dans la stratégie de montage des projets et leur mise en œuvre.
Mission
Au sein de l’équipe assistance et gestion du pôle administratif et financier de la DGD Mobilisation de la société (DGD MS) et dans le respect de ses procédures internes, l’agent administratif :
- Apporte un appui et assiste l’équipe d’assistance et partenariat du pôle, et particulièrement aux assistants de direction en poste à Pérols, Vincennes et Brest afin d'optimiser la gestion administrative de leurs activités.
- Prend en charge avec polyvalence, sous l’autorité de la cheffe d’équipe assistance du pôle, le suivi administratif de certains dossiers (gestion administrative et financière des contrats) en veillant à la bonne application des procédures.
- Contribue au bon fonctionnement administratif de la DGD MS, en relation avec les services de la DGD Ressources (finances, logistique, ressources humaines, systèmes d’information, stratégie d’intervention financière et contrôle de gestion), en veillant à l’application des procédures.
Activités principales
- Gestion du courrier entrant et sortant de la DGD MS: enregistrement, diffusion et archivage du courrier.
- Gestion de la boite mail de l’équipe assistance.
- Gestion des déplacements : accompagner les agents de la DGD MS dans la réservation de leurs titres de
transports et d’hébergement, ainsi que dans la prise en charge de leurs frais de déplacement.
- Mise à jour des tableaux de suivi (agents, contrats, demandes d’achat…).
- Mise à jour des listes de diffusion et des organigrammes.
- Assurer le suivi des circuits de validation et de signature.
- Numérisation, classement et archivage des actes administratifs (devis, commandes, services faits, contrats, etc.)
- Apporter un appui administratif à l’équipe assistance dans le suivi d’exécution budgétaire : Préparation des dossiers de commandes, et enregistrement des services faits correspondants.
- Suivi et mise à jour de l’inventaire physique et comptable (entrées/sorties des équipements).
- Gestion des fournitures de bureau (suivi du stock, distribution, commande…).
- Accueil des nouveaux arrivants (prise en charge administrative, préparation du matériel informatique en lien avec la DSI…), et gestion des départs (récupération de la dotation informatique, du badge…).
Relations liées au poste
Relations internes :
Lien hiérarchique :
Sous l'autorité de la cheffe de l’équipe assistance et gestion du pôle administratif et financier et sous le tutorat de l’assistante de direction gestionnaire en poste à Vincennes
Liens fonctionnels :
- Assistant (es) de direction de la DGD MS
- Chargé(es) de partenariats si besoin
- Comité de direction de la DGD (Directeurs et adjoints, chefs de pôle et adjoints) chefs de service et adjoints
- Agents de la Direction générale déléguée à la mobilisation de la société ou autres directions par suppléance
- DGD ressources (Direction Financière, Direction de la Stratégie d’Intervention Financière, DRH, pôle juridique),
agence comptable.
Relations externes :
Compétences et qualités requises
Connaissances :
- Notion des processus administratifs et de l’environnement professionnel
- Notion sur la comptabilité publique et les achats publics appréciées
- Maîtrise de la langue française
- Une connaissance des procédures s’appliquant au sein des établissements publics est un atout.
Savoir-faire opérationnel :
- Comprendre et savoir appliquer une instruction
- Vérifier et transmettre des informations
- Bonne utilisation des outils bureautiques (Word / Excel)
- Bonne utilisation de la messagerie électronique
- Bonne utilisation de l’imprimante, scan et photocopieur
- Utilisation des outils partagés (répertoires partagés en réseau)
- Savoir organiser son travail et hiérarchiser les priorités
- Savoir rendre compte
- Sens du relationnel
- Agent dynamique et rigoureux ayant un goût pour la réalisation soignée de tâches relatives à la gestion administrative
d’un service.
Savoir-être professionnel :
- Autonomie
- Discrétion professionnelle
- Méthode et organisation
- Capacités rédactionnelles
- Aisance relationnelle
- Faire preuve d’une grande disponibilité
- Être à l’écoute
Diplômes – Formation – Expérience :
Obtention d'un Bac +2
Autres :
répondant aux critères du parcours emploi et compétence CAE/PEC et justifiant d’une expérience à un poste d’assistant(e) de direction, secrétariat ou agent administratif.
Dépôt de candidature
Pour déposer une candidature, les documents suivants vous seront demandés :
- CV
- Lettre de motivation
- Diplôme le plus élevé obtenu
