Secrétaire administratif H/F

Information générale

Positionnement hiérarchique : Sous l’autorité de la cheffe du service du permis de chasser

Conditions d’emploi : Emploi permanent à pourvoir soit par un fonctionnaire (détachement ou PNA) ou un agent déjà en CDI de droit public (portabilité envisageable) ; soit en CDD de 3 ans* (rémunération selon expérience professionnelle comprise entre 2 263 € et 2 937 € brut par mois).

*Article L332-1 du code de la fonction publique

Durée minimale attendue sur le poste : 3 ans

Créé le 1er janvier 2020, l’Office français de la biodiversité (OFB) est un établissement public administratif dédié à la sauvegarde de la biodiversité sous la tutelle des ministres chargés de l’environnement et de l’agriculture. Doté d’un budget de plus de 600 millions d’euros (budget initial 2024), il s’appuie sur l’expertise de plus de 3 000 agents, dont une grande partie agit sur le terrain avec, notamment, 1 700 inspecteurs de l’environnement.

L’établissement est au cœur de l’action pour la préservation du vivant dans les milieux aquatiques, terrestres et marins, tant en métropole que dans les Outre-mer. Les équipes interviennent chaque jour pour lutter contre l’érosion de la biodiversité face aux pressions exercées par la destruction et la fragmentation des milieux naturels, les multiples pollutions, la surexploitation des ressources naturelles, les conséquences du changement climatique, l’introduction d’espèces exotiques envahissantes.

A ce titre, l’OFB est responsable de 5 missions complémentaires :

la police de l’environnement et la police sanitaire de la faune sauvage
la connaissance, la recherche et l’expertise sur les espèces, les milieux et leurs usages
l’appui à la mise en œuvre des politiques publiques
la gestion et l’appui aux gestionnaires d’espaces naturels
l’appui aux acteurs et la mobilisation de la société

Mission

Au sein de la section examens de l’unité du permis de chasser et sous l’autorité de la cheffe du service du
permis de chasser, instruire les dossiers d’inscription à l’examen du permis de chasser et les demandes de délivrance de titres.

Logiciel métier : fichier central des permis de chasser.

Activités principales

Instruction et suivi des dossiers d’inscription à l’examen du permis de chasser
Traitement des demandes d’inscription aux examens du permis de chasser :
Les demandes d’inscription sont faites en ligne par les usagers qui transmettent ensuite les pièces papier
aux fédérations départementales des chasseurs qui les scannent et les déposent dans le logiciel.

L’unité du permis de chasser assure les missions suivantes :
o Vérification de la complétude du dossier
o Contrôle des pièces transmises par rapport aux éléments saisis dans la demande d’inscription
o Correction des éventuelles erreurs ou demande de compléments ou rejet des pièces non valables
o Interrogation du FINIADA
o Vérification du paiement OFB
o Validation du dossier et notification par mail
o Traitement des demandes de remboursement

Gestion des convocations aux examens :
o Vérification des plannings d’examen
o Validation des sessions
o Envoi des convocations 15 jours avant la date de l’examen

Traitement du courrier : mails et papier

Commande de titres : une fois par semaine, gestion de la commande des titres en lien avec l’imprimerie nationale

Accueil téléphonique : réception des appels des fédérations départementales des chasseurs, en lien avec la gestion des dossiers d’inscription à l’examen et l’utilisation du logiciel

Suivi de dossiers administratifs et divers
o Rédaction de supports écrits
o Soutien logistique pour la gestion du service
o Participation à l’ensemble des travaux d’exécution de l’unité du permis de chasser

Suivi de dossiers en soutien de la hiérarchie, notamment mesures judiciaires et administratives relatives
au permis de chasser, suivi commandes munitions, suivi budgétaire du service…

Relations liées au poste

Relations internes :

- les inspecteurs du permis de chasser
- l’agence comptable
- le chef de projet informatique
- les services départementaux OFB

Relations externes :

- les fédérations départementales des chasseurs
- l’Imprimerie Nationale

Profil recherché

Fonctionnaire de catégorie B ou contractuel détenteur d'un diplôme de niveau bac minimum.

Compétences et qualités requises

Connaissances :

Outils bureautiques : Word, Excel, scan, messagerie électronique…
Techniques de communication avec le public
Règles d’orthographe, de syntaxe et de grammaire
Réglementation applicable au permis de chasser et à sa délivrance : à acquérir et maitriser impérativement
Connaissance du monde cynégétique appréciée

Savoir-faire opérationnel :

Avoir de l’expérience dans la gestion des dossiers administratifs
Maîtriser parfaitement les outils bureautiques de base et savoir s’adapter aux logiciels internes
Avoir une bonne gestion du relationnel et notamment de la relation téléphonique
Comprendre et appliquer une règlementation
Disposer de qualités rédactionnelles
Avoir le sens de l’analyse et l’esprit de synthèse

Savoir-être professionnel :

Faire preuve de discrétion professionnelle
Savoir travailler en équipe
Etre à l’écoute

Conditions d'exercice / sujétions particulières

Télétravail possible : Oui

Dépôt de candidature

Pour déposer une candidature, les documents suivants vous seront demandés :

CV
Lettre de motivation
Pour les fonctionnaires uniquement : dernier arrêté de situation administrative
Pour les non titulaires : diplôme le plus élevé obtenu

Nous rejoindre, c'est aussi

Rejoindre l’Office français de la biodiversité, c’est aussi bénéficier de nombreux avantages vous garantissant des conditions optimales pour accomplir vos missions :

Protection sociale complémentaire obligatoire (sauf cas de dispense), avec participation de l’Office français de la biodiversité de 50% en moyenne.
Prise en charge des frais de transport en commun à hauteur de 75% dans la limite de 99 € par mois.
Forfait mobilité durable pour les trajets domicile-travail en vélo ou en covoiturage cumulable avec la prise en charge des frais de transports en commun.
Indemnité forfaitaire de télétravail : 2,88 € par jour de télétravail dans la limite de 253,44 € par an.
Association des personnels proposant des activités sociales, culturelles, sportives et de loisirs, achats groupés (chocolat, produits artisanaux, etc.) à des tarifs attractifs. (NB : 3 mois d’ancienneté requise pour les contractuels).