Information générale
Positionnement hiérarchique : Sous l’autorité du chef du Pôle administratif et financier
Conditions d’emploi : Recrutement sur projet de 36 mois à pourvoir soit par un contractuel (rémunération selon expérience professionnelle comprise entre 1 707 € et 2 215 € bruts mensuels), soit par un fonctionnaire en détachement sur contrat
Créé le 1er janvier 2020, l’Office français de la biodiversité (OFB) est un établissement public administratif dédié à la sauvegarde de la biodiversité sous la tutelle des ministres chargés de l’environnement et de l’agriculture. Doté d’un budget de plus de 600 millions d’euros (budget initial 2024), il s’appuie sur l’expertise de plus de 3 000 agents, dont une grande partie agit sur le terrain avec, notamment, 1 700 inspecteurs de l’environnement.
L’établissement est au cœur de l’action pour la préservation du vivant dans les milieux aquatiques, terrestres et marins, tant en métropole que dans les Outre-mer. Les équipes interviennent chaque jour pour lutter contre l’érosion de la biodiversité face aux pressions exercées par la destruction et la fragmentation des milieux naturels, les multiples pollutions, la surexploitation des ressources naturelles, les conséquences du changement climatique, l’introduction d’espèces exotiques envahissantes.
A ce titre, l’OFB est responsable de 5 missions complémentaires :
- la police de l’environnement et la police sanitaire de la faune sauvage
- la connaissance, la recherche et l’expertise sur les espèces, les milieux et leurs usages
- l’appui à la mise en œuvre des politiques publiques
- la gestion et l’appui aux gestionnaires d’espaces naturels
- l’appui aux acteurs et la mobilisation de la société
L’OFB pilote le projet LIFE Espèces marines mobiles (LIFE EMM), dont l’objectif est de réduire les principales causes de mortalité de 23 espèces marines mobiles (Oiseaux, mammifères marins, tortues marines et élasmobranches) sur les 3 façades métropolitaines : captures accidentelles, dérangements, pertes et dégradations des habitats fonctionnels. Une dizaine d’actions de conservation est prévue. Le projet a démarré le 01/01/2024 et prendra fin le 31/12/2030.
Ce projet bénéficie d’un cofinancement européen LIFE « nature et biodiversité », ainsi que du Ministère de la Transition écologique. Sa mise en œuvre est coordonnée par l’OFB et assurée conjointement par l’OFB et par douze partenaires.
En interne OFB, le projet LIFE Espèces marines mobiles est mis en œuvre par une équipe dédiée d’environ 25 agents, recrutés au sein de différentes directions de l’établissement, sous la coordination de la direction des aires protégées et des enjeux marins.
L’assistant. administratif et financier est affecté au projet LIFE Espèces marines mobiles (LIFE22-NAT-FR-MMS n°101113629).
Il est positionné au sein du Pôle administratif et financier de la direction générale déléguée à la mobilisation de la société (PAF/DGDMS), sous l’autorité hiérarchique de la cheffe du Pôle Administratif et Financier (PAF), et sous la responsabilité fonctionnelle de la responsable administrative et financière (RAF) du projet LIFE EMM.
Mission
Il/elle sera chargé.e de fournir un appui administratif et financier au projet LIFE EMM.
Mission
L’assistant administratif et financier du projet sera chargé d'exécuter les tâches relatives à la gestion administrative et financière. En collaboration étroite avec la RAF, la coordinatrice nationale et les membres de l’équipe du projet LIFE EMM, il ou elle contribuera avec polyvalence au bon fonctionnement administratif et financier du projet en interface avec les services de la DGD Ressources.
Activités principales
Activités administratives :
- Participer à l’accompagnement de l’équipe OFB du LIFE EMM concernant les procédures internes OFB et LIFE EMM sur le volet administratif et financier (formation nouveaux arrivants et actualisation des outils de suivis)
- Contribuer à la coordination administrative et financière du projet auprès des bénéficiaires : organisation et appui à la préparation des réunions de suivi
- Informer et conseiller les agents de l’équipe du LIFE EMM au quotidien dans le cadre de l’utilisation des logiciels de gestion du temps (VIRTUALIA, GEACO) ainsi que pour le suivi des demandes de remboursement de frais formulés via l’outil FDD
- Contribuer à la gestion administrative des déplacements de l’équipe de coordination du projet LIFE EMM hors plateforme voyagiste
- Suivi de facturation et paiement des factures de déplacement
- Procéder à la vérification de la réception et au classement des factures voyagistes pour l’ensemble des agents de l’équipe LIFE EMM ainsi que celles inhérentes aux déplacements des agents (factures repas et transports annexes)
- Procéder à la récupération , vérification et au classement des feuilles de temps mensuelles de l’ensemble agents de l’équipe LIFE EMM (selon le modèle UE LIFE)
- Collecter et archiver les pièces physiques et numériques du projet LIFE EMM.
- Contribuer à l’organisation logistique d’évènements internes ou externes (réunions, séminaires) : identification de lieux, demandes de devis, réservation salles, traiteurs, transport, hébergement, invitations…
- Participer aux réunions d’équipe (hebdomadaires et mensuelles)
Activités financières :
- Assister la RAF pour la préparation des documents administratifs relatifs aux commandes et marchés (demandes de qualification d’achat, formulaire de mise en concurrence, rapport de présentation des offres, collecte des devis)
- Assurer l’exécution des opérations d’achats dans SIREPA puis ELAP à compter du 01/01/2027 :
- Préparation des commandes (collecte des devis et de leur validation)
- Saisie des engagements juridiques et transmission des bons de commande au prestataire,
- Récupération et contrôle des factures sur le logiciel comptable et financier
- Suivi des paiements (notamment avance et acompte) préparation et saisie des pv de service fait,
- Contrôler les pièces financières liées aux commandes du projet LIFE EMM.
- Tenir et mettre à jour les tableaux de bords de suivi des commandes du projet LIFE EMM en lien avec la responsable administratif et financier du projet.
- Contribuer à la préparation des prévisions budgétaires des actions menées par l’OFB, notamment en fonction des commandes en cours
- Contribuer à la production de rapports financiers annuels et périodiques selon le calendrier fixé par l’UE (LIFE)
- Aider ponctuellement aux différentes tâches transversales de l’équipe
Relations liées au poste
Relations internes :
- Ensemble de l’équipe projet (niveau national et niveaux territoriaux au sein des Parcs naturels marins et des Délégations de façade maritime)
- Le Pôle administratif et financier de la Direction générale déléguée à la Mobilisation de la Société (référente recettes fléchées, référente achats, équipe assistance et gestion)
- La Direction générale déléguée aux Ressources (notamment Service partenariats en Recettes de la Direction de la Stratégie d’intervention financière et du contrôle de gestion, Service recettes et dépenses de la Direction des finances, direction des ressources humaines)
- La Direction des Aires Protégées et des Enjeux Marins et notamment le service Stratégies et usages marins : équipes en charge du projet FEAMPA ARP, OBSCAMe +, et service AMP et réserves gérées
Relations externes :
- Ensemble des partenaires du projet : WWF, LPO, MNHN, Ifremer, MIRACETI, Initiative PIM, OP Sathoan, Groupe Mammalogique Normand, SENSEA, GECC, Picardie Nature, GON
- Titulaires des marchés publics et prestataires du projet
- Prestataire voyagiste
Profil recherché
- Niveau Bac + 2 souhaité
- Expérience en gestion administrative et financière voire en ingénierie de projet dans le secteur public souhaitée
Compétences et qualités requises
Connaissances :
- Règles de fonctionnement administratif d’un établissement public
- Principes de la gestion budgétaire et comptable publique (GBCP)
- Code de la commande publique et procédures d’achat
- Outils de suivi de projet
Savoir-faire opérationnel :
- Mise en œuvre d’une dépense publique depuis le bon de commande jusqu’à son paiement
- Utilisation de logiciels de comptabilité publique
- Maîtrise des tableurs Excel
- Maîtrise des outils bureautiques standards (traitement de texte, tableur, impressions et scans, messagerie…) ;
- Rapportage administratif et financier
Savoir-être professionnel :
- Rigueur et organisation
- Discrétion
- Capacité de travail en équipe projet et dans un environnement hiérarchique et fonctionnel
- Qualités relationnelles et de pédagogie
- Réactivité
- Esprit d’initiative et autonomie
Conditions d'exercice / sujétions particulières
Télétravail possible : Oui
Dépôt de candidature
Pour déposer une candidature, les documents suivants vous seront demandés :
- CV
- Lettre de motivation
- Pour les fonctionnaires uniquement : dernier arrêté de situation administrative
- Pour les non titulaires : diplôme le plus élevé obtenu
Nous rejoindre, c'est aussi
Rejoindre l’Office français de la biodiversité, c’est aussi bénéficier de nombreux avantages vous garantissant des conditions optimales pour accomplir vos missions :
- Protection sociale complémentaire obligatoire (sauf cas de dispense), avec participation de l’Office français de la biodiversité de 50% en moyenne.
- Prise en charge des frais de transport en commun à hauteur de 75% dans la limite de 99 € par mois.
- Forfait mobilité durable pour les trajets domicile-travail en vélo ou en covoiturage cumulable avec la prise en charge des frais de transports en commun.
- Association des personnels proposant des activités sociales, culturelles, sportives et de loisirs, achats groupés (chocolat, produits artisanaux, etc.) à des tarifs attractifs.
- Indemnité forfaitaire de télétravail : 2,88 € par jour de télétravail dans la limite de 253,44 € par an.
- Association des personnels proposant des activités sociales, culturelles, sportives et de loisirs, achats groupés (chocolat, produits artisanaux, etc.) à des tarifs attractifs. (NB : 3 mois d’ancienneté requise pour les contractuels).
- Formation proposée/possible dans le domaine […] => Compléter, le cas échéant
Restauration
En fonction des sites :
Si Brest : Partenariat avec les restaurateurs à proximité du site (réduction)
Si Pérols : Restauration collective sur site avec participation employeur
Si Vincennes : Restauration collective sur site avec participation employeur
Autres sites : précisez les conditions de restauration (salle de pause, …)
Précisions sur le cadre de travail : Parking / Garage à vélo / A proximité de …
