Information générale
Positionnement hiérarchique : Sous l’autorité du chef de service de l’Ain et de son adjoint.
Conditions d’emploi : Emploi permanent à pourvoir soit par un fonctionnaire (détachement ou PNA) ou un agent déjà en CDI de droit public (portabilité envisageable) ; soit en CDD de 3 ans* (rémunération selon expérience professionnelle comprise entre 2 263 € et 2 937 € brut par mois).
*Article L332-1 du code de la fonction publique
Durée minimale attendue sur le poste : 3 ans
Créé le 1er janvier 2020, l’Office français de la biodiversité (OFB) est un établissement public administratif dédié à la sauvegarde de la biodiversité sous la tutelle des ministres chargés de l’environnement et de l’agriculture. Doté d’un budget de 492 millions d’euros (budget initial 2022), il s’appuie sur l’expertise de près de 3 000 agents, dont une grande partie agit sur le terrain avec, notamment, 1 700 inspecteurs de l’environnement.
L’établissement est au cœur de l’action pour la préservation du vivant dans les milieux aquatiques, terrestres et marins, tant en métropole que dans les Outre-mer. Les équipes interviennent chaque jour pour lutter contre l’érosion de la biodiversité face aux pressions exercées par la destruction et la fragmentation des milieux naturels, les multiples pollutions, la surexploitation des ressources naturelles, les conséquences du changement climatique, l’introduction d’espèces exotiques envahissantes.
A ce titre, l’OFB est responsable de 5 missions complémentaires :
- la police de l’environnement et la police sanitaire de la faune sauvage
- la connaissance, la recherche et l’expertise sur les espèces, les milieux et leurs usages
- l’appui à la mise en œuvre des politiques publiques
- la gestion et l’appui aux gestionnaires d’espaces naturels
- l’appui aux acteurs et la mobilisation de la société
La direction régionale (DR) Auvergne-Rhône-Alpes (AuRA) compte 235 agents, répartis sur 15 sièges et une trentaine d’implantations dans la région. L’équipe régionale bi site (Bron/Lempdes) est composée de 4 services dont le service administratif (SA). Ce service est composé de 4 agents affectés en DR et 3 agents à mi-temps affectés en SD. La direction s’appuie également sur 12 équipes de services départementaux (SD) de 16 agents en moyenne et sur une unité spécialisée milieux lacustres. Elle assure également la gestion de 2 RNCFS (Bauge et Belledonne).
La base multi-services de BIRIEUX est une propriété de l’OFB. Ce site se compose de 2 bâtiments hébergeant 33 agents relevant de plusieurs directions : DR AuRA et SD 01 (19 agents), DSI (2 agents), DRAS (10 agents), DET (1 agent), DDPC/BMI (1 agent). Le site accueille régulièrement des stagiaires et vacataires avec mise à disposition, le cas échéant, d’hébergements.
Les missions de l’assistante administrative sont réparties entre le service départemental de l’Ain (50 %) et la direction régionale AuRA de l’OFB (50%).
Mission
Sous l’autorité hiérarchique du chef de service départemental et de son adjoint
- Assurer l’organisation pratique du service départemental de l’Ain en assurant des fonctions d’assistance administrative.
Sous l’autorité fonctionnelle de la cheffe du service administratif et de son adjointe, et en étroite collaboration avec la gestionnaire RH de la DR AuRA
- Apporter un appui à la gestion des ressources humaines de la DR (gestion de la formation des agents).
Activités principales
1. Assistante administrative du service départemental de l’Ain
Accueil / Secrétariat
- Secrétariat du SD : accueil téléphonique et physique, gestion du courrier et de la boite mails du service, classement, archivage numérisé et papier, reproduction de document, rédaction, traitement et mise en forme de notes, rapports, comptes rendus…, diffusion des informations administratives et logistiques ;
- Gestion et évaluation des approvisionnements ;
- Création et mise à jour de tableurs, base de données ;
- Appui dans l’organisation des missions de police et techniques, suivi des constats de dommages loup (le cas échéant).
Appui financier et logistique
- Gestion des commandes (devis, carte achat, Ugap…), réception et vérification des livraisons, transmission du service fait à la DR ;
- Recensement et gestion des besoins en équipement, matériels ;
- Appui logistique dans le suivi de l’inventaire du matériel individuel et collectif ;
- Suivi de la maintenance/entretien et calibrage de matériels techniques et informatiques ;
- Appui au responsable d’implantation, en lien avec le service administratif, pour la gestion courante des locaux (approvisionnement, relation prestataires…) ;
- Appui au chef de service départemental dans le suivi du parc automobile.
Appui à la gestion des ressources humaines
- Accueil des nouveaux arrivants
- Transmission et vérification des documents RH : formations, absences, décharges syndicales, arrêts maladie, visite médicale, avancements, grèves…
- Suivi des formations et appui à la DR dans l’organisation des formations décentralisées
- Suivi des visites médicales (prise de rendez-vous…)
Rôles d’interface entre l’échelon départemental, régional, voir national, et de facilitatrice de la cohésion de l’équipe
2. Appui au service administratif régional
- Soutien au responsable d’implantation pour la gestion de la base multiservices de Birieux et des hébergements ;
- Référente régionale « formation » pour la formation individuelle des agents et les formations collectives, en lien avec la gestionnaire régionale RH :
o appui des agents lors des demandes d’inscription sur l’application FORMALTIS et sur l’application GEM pour les demandes de formation individuelle,
o validation en lien avec les chefs de service des demandes d’inscription aux formations des agents,
o mise à jour du tableau de suivi,
o relai et suivi des besoins de formation des agents dans le cadre des concours en lien avec la DRH,
o formations décentralisées en DR : recherche du site et coordination avec la gestionnaire logistique et financière,
o participation aux réunions mensuelles de la DRH si thématique formation abordée (visio).
- Réponse au candidatures spontanées adressées sur la boite mails de la DR AuRA (point à refaire en fin de 1er semestre 2024 si maintien ou non de cette mission) ;
- Autres missions ponctuelles en lien avec la thématique à la demande de la gestionnaire RH.
Relations liées au poste
Relations internes :
- Tous les services de la DR ;
- Services de la DF ;
- Services de la DRH.
Relations externes :
- Tous publics en particulier fournisseurs et partenaires institutionnel (Préfecture, DDT, FDC, louveterie...).
Profil recherché
Fonctionnaire de catégorie B ou contractuel détenteur d'un diplôme de niveau bac minimum.
Compétences et qualités requises
Connaissances :
- Maîtriser les pratiques et usages administratifs ;
- Maîtriser l’environnement bureautique et les outils informatiques, en particulier traitement de texte, tableur, messagerie et présentation ;
- Connaissance des règles de la comptabilité publique;
- Connaissance des principes de la gestion des ressources humaines et des statuts de la fonction publique ;
- Connaissance de l’organisation d’un établissement public administratif ;
Savoir-faire opérationnel :
- Être capable de maîtriser les outils bureautiques, y compris applications spécifiques ;
- Être organiser à son travail et savoir hiérarchiser les priorités dans ses missions ;
- Savoir rendre compte de l’activité du service à sa hiérarchie.
Savoir-être professionnel :
- Qualités relationnelles, dont l’écoute ;
- Sens du travail en équipe ;
- Organisation, rigueur, autonomie, respect des procédures ;
- Faire preuve de réserve et de discrétion professionnelle ;
- Esprit d’initiative.
Conditions d'exercice / sujétions particulières
- Déplacements sur sites DR AuRA.
- Permis B exigé.
Dépôt de candidature
Pour déposer une candidature, les documents suivants vous seront demandés :
- CV
- Lettre de motivation
- Pour les fonctionnaires uniquement : dernier arrêté de situation administrative
- Pour les non titulaires : diplôme le plus élevé obtenu
