Information générale
Positionnement hiérarchique : Sous l’autorité du chef d’équipe
Conditions d’emploi : Emploi permanent à pourvoir soit par un fonctionnaire (détachement ou PNA) ou un agent déjà en CDI de droit public (portabilité envisageable) ; soit en CDD de 3 ans* (rémunération selon expérience professionnelle comprise entre 2 263 € et 2 937 € brut par mois)
*Article L332-1 du code de la fonction publique
Durée minimale attendue sur le poste : 3 ans
Créé le 1er janvier 2020, l’Office français de la biodiversité (OFB) est un établissement public administratif dédié à la sauvegarde de la biodiversité sous la tutelle des ministres chargés de l’environnement et de l’agriculture. Doté d’un budget de 492 millions d’euros (budget initial 2022), il s’appuie sur l’expertise de près de 3 000 agents, dont une grande partie agit sur le terrain avec, notamment, 1 700 inspecteurs de l’environnement.
L’établissement est au cœur de l’action pour la préservation du vivant dans les milieux aquatiques, terrestres et marins, tant en métropole que dans les Outre-mer. Les équipes interviennent chaque jour pour lutter contre l’érosion de la biodiversité face aux pressions exercées par la destruction et la fragmentation des milieux naturels, les multiples pollutions, la surexploitation des ressources naturelles, les conséquences du changement climatique, l’introduction d’espèces exotiques envahissantes.
A ce titre, l’OFB est responsable de 5 missions complémentaires :
- la police de l’environnement et la police sanitaire de la faune sauvage
- la connaissance, la recherche et l’expertise sur les espèces, les milieux et leurs usages
- l’appui à la mise en œuvre des politiques publiques
- la gestion et l’appui aux gestionnaires d’espaces naturels
- l’appui aux acteurs et la mobilisation de la société
Le pôle administratif et financier assure le fonctionnement administratif et financier de la Direction générale déléguée à la mobilisation de la société (DGD MS). Il est composé d’une équipe d’assistance et d’une équipe en charge des partenariats. Il est réparti, au plus près des agents de la DGD MS sur les sites de Brest, Pérols et Vincennes.
Le pôle administratif et financier (PAF) apporte un appui à la DGD sur les fonctions d’ordre partenarial, financier, RH et administratif, nécessaires à la réalisation des missions de la direction. Dans ce cadre, la PAF accompagne les entités de la direction dans la stratégie de montage des projets et leur mise en œuvre et dans la gestion du quotidien professionnel.
Mission
Au sein du pôle administratif et financier de la DGD Mobilisation de la société (DGD MS) et dans le respect de ses procédures internes, l’assistant(e) de direction-gestionnaire :
- Appuie les directeurs et leurs adjoints, chefs de pôle et leurs adjoints dans son portefeuille ;
- Assure la gestion administrative et financière des commandes des directions de son portefeuille et garantit le respect des procédures d’achat en place ;
- Prend en charge le suivi administratif de certains dossiers en veillant à la bonne application des procédures ;
- Contribue avec polyvalence au bon fonctionnement administratif de la DGD MS, en relation avec les services de la DGD Ressources (finances, logistique, ressources humaines, systèmes d’information, stratégie d’intervention financière et contrôle de gestion), en veillant à l’application des procédures.
Activités principales
- Appui ponctuel aux directeurs du périmètre ;
- Contribution à l’organisation logistique d'évènements internes ou externes (réunions, séminaires, colloques) ;
- Exécution du budget via ou hors marchés publics, gestion de commandes et paiements de fournitures et de prestations en garantissant le respect des procédures internes et le cas échéant alerte sur le suivi de l’exécution du budget (logiciel : sirepa) ;
- Production des ordres de mission annuels ou ponctuels ;
- Classement et archivage des actes administratifs (devis, commandes, services faits, contrats, ordre de missions, etc.)
- Veille, collecte, classement et diffusion de l'information de référence sur les outils appropriés ;
- Elaboration et déploiement de procédures internes à la direction ;
- Contribution au déploiement des outils numériques du quotidien professionnel auprès des agents (parafeur électronique, visioconférence, plateforme voyagiste, outil de gestion du temps d’activité, outil pour l’établissement des ordres de mission et frais de déplacement, etc.) et le cas échéant, contribution à leur paramétrage pour répondre à l’organisation de la DGD ;
- Accompagnement polyvalent et conseil du personnel de la DGD dans son portefeuille dans toutes les dimensions administrative et logistique (recrutements, accueil à la prise de poste, annuaire, entretiens professionnels, promotions, congés, états de frais,…), si nécessaire en lien avec les services ressources ;
- Représentation de la direction, notamment auprès des services de la DGDR, dans des groupes de travail administratifs (ressources humaines, commande publique, dématérialisation, etc.) ;
- Mise en place ou optimisation et tenue de tableaux de bord (suivi des flux agents, contrats, demandes d’achat…) ;
- Rédaction de documents (courriers, comptes rendus de réunion ou de décision, présentations, …) ;
- Mise à jour des listes de diffusion et des organigrammes ;
- Gestion et archivage du courrier entrant et sortant et suivi des réponses ;
- Gestion des fournitures de bureau pour les agents de la DGD du site (suivi du stock, distribution, commande…) (2 à 3 commandes/an).
- Appui à la gestion d’une flotte auto de 3 véhicules (transmission des certificats d’assurance, carte carburant) ;
- Le cas échéant, accueil physique et téléphonique de visiteurs ;
- Suppléance tournante au sein de l’équipe assistance en période de congés, gestion commune de la boite mail partagée de l’équipe assistance.
Relations liées au poste
Relations internes :
- Lien hiérarchique :
Sous l'autorité du chef d’équipe
- Liens fonctionnels :
- Assistant (es) de direction de la DGD MS ;
- Comité de direction de la DGD (Directeur et adjoints, chefs de pôle et adjoint) chefs de service et adjoint
- Agents de la Direction générale déléguée à la mobilisation de la société ;
- DGD ressources (Direction Financière, DSI, Direction de la Stratégie d’Intervention Financière, DRH, pôle juridique), agence comptable, logistique du site ;
- Chargé(es) de partenariats du PAF
Relations externes :
- Interlocuteurs du DGD
- Fournisseurs
- Partenaires
Profil recherché
- Fonctionnaire de catégorie B (Secrétaire administratif, SACDD ou équivalent) ou contractuel détenteur d'un diplôme de niveau bac minimum
- Une solide expérience à un poste d’assistant(e) de direction et/ou de gestionnaire.
- La personne recherchée doit avoir un goût pour la polyvalence des tâches et les interactions avec de nombreux interlocuteurs et faire preuve d’une grande discrétion professionnelle.
Elle doit également faire preuve de dynamisme, d’autonomie et de rigueur et avoir envie de s’intégrer à une équipe qui applique le conseil mutuel et la recherche de solutions opérationnelles et simples au service de sa direction, en s’appuyant sur les outils numériques actuels et facilitateurs du quotidien professionnel.
Compétences et qualités requises
Connaissances :
- Connaissance de l’administration publique et de l’environnement professionnel du secteur public
- Connaissances de la comptabilité publique et les achats publics appréciées
- Maîtrise de la langue française
Savoir-faire opérationnel :
- Très bonne pratique d’un outil de gestion budgétaire et comptable publique (idéalement SIREPA)
- Bonne pratique des outils bureautiques (Word / Excel) et de la messagerie électronique
- Utilisation courante des outils collaboratifs (répertoires partagés en réseau et gestion électronique de documents - GED)
- Pratique d’outils de dématérialisation du quotidien professionnel du type parafeur électronique, plateforme voyagiste, outil de gestion des états de frais, etc.
- Comprendre une instruction, identifier les évolutions, savoir appliquer et faire appliquer
- Vérifier et transmettre des informations
- Savoir organiser son travail et hiérarchiser les priorités
- Savoir rendre compte
- Sens du relationnel
Savoir-être professionnel :
- Autonomie et polyvalence
- Rigueur, Méthode et organisation
- Discrétion professionnelle
- Aisance relationnelle
- Sens du service et capacité à faire preuve de disponibilité
- Sens de l’écoute
- Aptitude au travail en petite équipe resserrée et solidaire
Conditions d'exercice / sujétions particulières
Télétravail possible : Oui
Dépôt de candidature
Pour déposer une candidature, les documents suivants vous seront demandés :
- CV
- Lettre de motivation
- Pour les fonctionnaires uniquement : dernier arrêté de situation administrative
- Pour les non titulaires : diplôme le plus élevé obtenu
