CDD - Assistant(e) de direction H/F

Information générale

Positionnement hiérarchique : Sous l’autorité de la Cheffe de service logistique et administratif

Conditions d’emploi : Contrat à durée déterminée de 6 mois à pourvoir par un contractuel. Rémunération selon expérience professionnelle comprise entre 1 747,20 € et 2 215 € bruts mensuels.

Créé le 1er janvier 2020, l’Office français de la biodiversité (OFB) est un établissement public administratif dédié à la sauvegarde de la biodiversité sous la tutelle des ministres chargés de l’environnement et de l’agriculture. Doté d’un budget de 492 millions d’euros (budget initial 2022), il s’appuie sur l’expertise de près de 3 000 agents, dont une grande partie agit sur le terrain avec, notamment, 1 700 inspecteurs de l’environnement.

L’établissement est au cœur de l’action pour la préservation du vivant dans les milieux aquatiques, terrestres et marins, tant en métropole que dans les Outre-mer. Les équipes interviennent chaque jour pour lutter contre l’érosion de la biodiversité face aux pressions exercées par la destruction et la fragmentation des milieux naturels, les multiples pollutions, la surexploitation des ressources naturelles, les conséquences du changement climatique, l’introduction d’espèces exotiques envahissantes.

A ce titre, l’OFB est responsable de 5 missions complémentaires :

la police de l’environnement et la police sanitaire de la faune sauvage
la connaissance, la recherche et l’expertise sur les espèces, les milieux et leurs usages
l’appui à la mise en œuvre des politiques publiques
la gestion et l’appui aux gestionnaires d’espaces naturels
l’appui aux acteurs et la mobilisation de la société

La direction des Outre-mer (DOM)

Point focal de l’établissement en outre-mer, la Direction des Outre-mer met en œuvre le principe de subsidiarité dans l’animation, l’application des politiques et l’affectation des crédits d’interventions à l’outremer. Elle assure une représentation permanente et apporte aux services de l’État et aux collectivités territoriales une animation et une ingénierie locales.

La Direction des Outre-mer est entre autres composée de : 2 Parcs Naturels Marins, 1 sanctuaire Agoa, 6 services départementaux, 5 délégations territoriales (Guyane, Océan Indien, Antilles, Nouvelle Calédonie, Polynésie Française), tous implantés localement. Elle comprend également des services centraux, principalement situés à Pérols et Vincennes.

Mission

Assister le directeur, directeur adjoint et cheffe de service logistique et administratif dans l’organisation quotidienne de leur travail ;
Apporter un appui quotidien aux agents de la DOM (logistique, déplacements, achats, RH, utilisation des logiciels/outils internes) ;
Mettre en œuvre les processus de gestion budgétaire de la DOM ;

Activités principales

Assurer la mise en œuvre des dépenses (création de bons de commande) et leur suivi, en relation avec les services de la Direction des finances ;
Assurer le suivi des contrats de service ;
Planifier, préparer et organiser les déplacements, réunions et séminaires ;
Participer au suivi administratif et logistique du personnel de la direction (prises de poste, annuaire, demandes de formation, états de frais, etc.) ;
Contribuer à la bonne appropriation des règles RH et logistiques applicables à la DOM ;
Épauler la Cheffe de service dans l’animation et le suivi des activités du réseau d’assistants administratifs (une dizaine de personnes) présents dans les services (formation lors de la prise de poste, animation de réunions mensuelles) ;
Recenser, analyser les besoins et gérer les besoins de fonctionnement en matériels et fournitures de la direction ;
Assurer l’accueil matériel et logistique des nouveaux arrivants (installation, matériel informatique/logiciels, etc.).
Gérer les courriers et dossiers entrants et sortants, assurer le suivi des réponses et coordonner l’archivage et le classement ;
Rédaction de documents (courriers, comptes rendus de réunion, présentations, programmes d’événements, etc.) ;

Relations liées au poste

Relations internes :

Tous services DOM, Direction générale Déléguée Ressources (Direction des finances, DRH, Direction des systèmes d’information).

Relations externes :

Interlocuteurs de la Direction (tutelle, partenaires…) ;
Fournisseurs et prestataires de services.

Profil recherché

Niveau de diplôme minimums requis : Bac

Compétences et qualités requises

Connaissances :

Connaissance des techniques de gestion administrative et de secrétariat.

Savoir-faire opérationnel :

Organiser et gérer le temps efficacement ;
Utiliser les outils collaboratifs (gestion électronique de documents, réseau social d'entreprise, messageries, etc.), les outils d’édition de documents (texte, tableur, présentation, dessin), les outils de gestion ;
de données (bases de données) et les logiciels de gestion comptable ;
Vérifier et transmettre des informations ;
Rédiger des documents administratifs et prendre des notes ;
Rendre compte de l’état d’avancement des dossiers ;

Savoir-être professionnel :

Polyvalence et adaptabilité ;
Esprit d’initiative et autonomie ;
Qualités relationnelles et d’écoute ;
Capacité de communication et d’animation ;
Sens du travail en équipe et réseau ;
Rigueur ;
Réactivité ;
Discrétion.

Dépôt de candidature

Pour déposer une candidature, les documents suivants vous seront demandés :

CV
Lettre de motivation
Pour les fonctionnaires uniquement : dernier arrêté de situation administrative ;
Pour les non titulaires : diplôme le plus élevé obtenu