Assistant administratif en service départemental H/F

Information générale

Positionnement hiérarchique : sous l'autorité du chef de service départemental

Conditions d'emploi : Emploi permanent à pourvoir soit par :

un agent déjà en CDI de droit public (portabilité envisageable);
en CDD de 3 ans (rémunération selon expérience professionnelle).

Durée minimale attendue sur le poste : 3 ans

Créé le 1er janvier 2020, l’Office français de la biodiversité (OFB) est un établissement public administratif dédié à la sauvegarde de la biodiversité sous la tutelle des ministres chargés de l’environnement et de l’agriculture. Doté d’un budget de 492 millions d’euros (budget initial 2022), il s’appuie sur l’expertise de près de 3 000 agents, dont une grande partie agit sur le terrain avec, notamment, 1 700 inspecteurs de l’environnement.

L’établissement est au cœur de l’action pour la préservation du vivant dans les milieux aquatiques, terrestres et marins, tant en métropole que dans les Outre-mer. Les équipes interviennent chaque jour pour lutter contre l’érosion de la biodiversité face aux pressions exercées par la destruction et la fragmentation des milieux naturels, les multiples pollutions, la surexploitation des ressources naturelles, les conséquences du changement climatique, l’introduction d’espèces exotiques envahissantes.

A ce titre, l’OFB est responsable de 5 missions complémentaires :

la police de l’environnement et la police sanitaire de la faune sauvage
la connaissance, la recherche et l’expertise sur les espèces, les milieux et leurs usages
l’appui à la mise en œuvre des politiques publiques
la gestion et l’appui aux gestionnaires d’espaces naturels
l’appui aux acteurs et la mobilisation de la société

Mission

Sous l'autorité directe du Chef de Service départemental (CSD) et du Chef de service départemental adjoint (CSDA), l’assistante administrative apporte

Pour 50% de son temps : un soutien administratif au service, en assurant des missions d’accueil, gestion du standard, de secrétariat, de logistique et d’intendance. Elle est chargée de la préparation et du suivi des dossiers administratifs. Elle apporte également sa contribution en tant que personnel de proximité dans les domaines comptable, budgétaire, logistique, de la gestion des ressources humaines
Pour 30% de son temps : un soutien et une participation aux missions techniques de l’établissement (hors police judiciaire)

Elle assure également la fonction de conseillère de prévention pour la direction régionale Bourgogne-Franche-Comté de l’OFB pour 20% du temps.

Activités principales

Accueil / Secrétariat

Assurer l'accueil téléphonique et physique (public, sociétés de maintenance, facteur...)
Gestion du courrier
Gestion de l'archivage numérisé et papier
Reprographie
Gestion des fournitures administratives (évaluation des stocks/besoin, liste des achats)
Création et mise à jour de base de données
Appuyer l’organisation des réunions de service et formation (réservation salle/restaurant, prise de notes en réunion de service, …)

Appui comptable, budgétaire et logistique

Assurer la commande, la réception, la vérification des livraisons, et la transmission du service fait au service administratif régional
Appuyer les correspondants logistiques dans le suivi de l’inventaire du matériel individuel et collectif
Contribuer à l’établissement et au suivi de tableaux de bord et de statistiques en matière budgétaire
Assurer le suivi des implantations en lien avec le service administratif (suivi contrat de maintenance, contrôle périodique, relations avec gestionnaires de site et artisans chargés de prestations et travaux divers…)
Recenser et gérer les besoins de fonctionnement en matériel de fournitures administratives, et techniques, maintenance/entretien et calibrage de matériels techniques (courantomètres, salinomètres, outils de mesures, etc.)
Appuyer le chef de service départemental dans le suivi du parc automobile (entretien, révision, commandes…)

Appui à la gestion des Ressources Humaines

Assurer l’accueil des nouveaux arrivants
Assurer la transmission, la vérification et le suivi de documents liés aux ressources humaines (promotion, recensement des grévistes, Compte épargne temps, accident du travail…)
Assurer le suivi des formations
Assurer le suivi des visites médicales

Conseillère régionale de prévention :

Concourir sous l’autorité de la Directrice Régionale, et en collaboration avec les autres acteurs de la prévention, à l'élaboration et à la mise en œuvre de la politique de prévention menée par l’administration.
Assister et conseiller la Directrice Régionale, dans la démarche d'évaluation des risques et dans la mise en place d'une politique de prévention des risques ainsi que dans la mise en œuvre des règles de sécurité et d'hygiène au travail visant à :
- prévenir les dangers susceptibles de compromettre la sécurité ou la santé des agents ;
- améliorer les méthodes et le milieu du travail en adaptant les conditions de travail en fonction de l'aptitude physique des agents ;
- faire progresser la connaissance des problèmes de sécurité et des techniques propres à les résoudre ;
- veiller à la bonne tenue du registre de santé et de sécurité au travail dans les services relevant de leur champ d’intervention.

Au titre de ces missions, la conseillère :

propose des mesures pratiques propres à améliorer la prévention des risques ;
participe, en collaboration avec les autres acteurs, à la sensibilisation, l'information et la formation des personnels ;
participe aux cellules de veille régionales en tant que besoin.
participent, en lien avec la Directrice Régionale, à l'établissement des déclarations de dérogation prévues pour l’accueil de jeunes de moins de 18 ans en formation professionnelle.

Appui et participation à des missions techniques :

Réseau « pêche scientifique » : programmation et adaptation des planning de pêches scientifique en lien avec le service connaissance de la DR, relations avec les propriétaires des parcelles où sont prévues les pêches.
Réseau loup lynx : gestion des pièges photographiques (suivi des stocks, demande de renouvellement, expression de besoin), saisie des indices de présence dans BILL pour le loup et lynx, appui aux agents du SD sur la valorisation des données saisies dans BILL
Réseau colombidés : saisie des données de baguage
Réseau bécassines : saisie des données de baguage
Avis technique : saisie et fiabilisation de l’outil Patbiodiv, appui au binôme de direction du SD pour le pilotage de cette activité
Mobilisation citoyenne : participation et soutien à l’organisation d’événement (fête de la nature, intervention milieu scolaire, en lycée agricole ou autres événements portés par des partenaires), production de documents supports à cette activité (plaquette, power point…)
Mobilisation citoyenne : lien avec la direction régionale sur l’instruction de dossiers en réponse à des dispositifs OFB (éco-contribution, ABC, TEN…), centralisation de la contribution du SD

Relations liées au poste

Relations internes :

L’ensemble du personnel du service départemental
Services de la Direction régionale
Directions nationales dont le conseiller de prévention

Relations externes :

Services et opérateurs de l’Etat (Direction départementale des territoires, Direction régionale de l'environnement, de l'aménagement et du logement…)
Fournisseurs, prestataires
Collectivités territoriales
Acteurs de la biodiversité (association, organisation professionnelles…)

Profil recherché

Diplôme de niveau V (CAP, BEP)
Expériences en secrétariat administratif

Compétences et qualités requises

Connaissances :

Connaissance du fonctionnement administratif
Connaissance des politiques publiques et de la réglementation dans le domaine de la biodiversité souhaitée
Connaissance en comptabilité publique et achat public

Savoir-faire opérationnel :

Qualités rédactionnelles
Travailler en réseau et favoriser le travail collaboratif
Maitrise des logiciels de bureautique

Savoir-être professionnel :

Bonne expression orale,
Sens du relationnel,
Sens de l'organisation,
Sens de l'initiative,
Autonomie dans le travail,
Savoir rendre compte.

Conditions d'exercice / sujétions particulières

Permis B
Déplacements ponctuels :
- en local : vers d’autres implantations de l’OFB et en cas de besoin vers d’autres services de l’état ; dans le cadre de la mobilisation citoyenne
- Pour suivre des formations initiales et continues
Plages horaires compatibles avec les livraisons et l’accueil

Dépôt de candidature

Pour déposer une candidature, les documents suivants vous seront demandés :

CV
Lettre de motivation