Assistant de direction H/F

Information générale

Positionnement hiérarchique : Sous l’autorité du Directeur Général Délégué

Conditions d’emploi : Emploi permanent à pourvoir soit par un fonctionnaire (détachement ou PNA) ou un agent déjà en CDI de droit public (portabilité envisageable) ; soit en CDD de 3 ans* (rémunération selon expérience professionnelle comprise entre 2 263 € et 2 937 € brut par mois)

*Article L332-1 du code de la fonction publique

Durée minimale attendue sur le poste : 3 ans

Créé le 1er janvier 2020, l’Office français de la biodiversité (OFB) est un établissement public administratif dédié à la sauvegarde de la biodiversité sous la tutelle des ministres chargés de l’environnement et de l’agriculture. Doté d’un budget de 492 millions d’euros (budget initial 2022), il s’appuie sur l’expertise de près de 3 000 agents, dont une grande partie agit sur le terrain avec, notamment, 1 700 inspecteurs de l’environnement.

L’établissement est au cœur de l’action pour la préservation du vivant dans les milieux aquatiques, terrestres et marins, tant en métropole que dans les Outre-mer. Les équipes interviennent chaque jour pour lutter contre l’érosion de la biodiversité face aux pressions exercées par la destruction et la fragmentation des milieux naturels, les multiples pollutions, la surexploitation des ressources naturelles, les conséquences du changement climatique, l’introduction d’espèces exotiques envahissantes.

A ce titre, l’OFB est responsable de 5 missions complémentaires :

la police de l’environnement et la police sanitaire de la faune sauvage
la connaissance, la recherche et l’expertise sur les espèces, les milieux et leurs usages
l’appui à la mise en œuvre des politiques publiques
la gestion et l’appui aux gestionnaires d’espaces naturels
l’appui aux acteurs et la mobilisation de la société

La DGD-PCE est pilotée par un directeur général délégué ; elle compte environ 350 agents et est décomposée en :

Une direction de la police et du permis de chasser (DPPC) ;
Une direction surveillance, évaluation, données (DSUED) ;
Une direction grands prédateurs terrestres (DGPT) ;
Une direction de la recherche et de l'appui scientifique (DRAS)

Mission

Assistance personnelle du DGD PCE : 15%
Assistance missions transversales : 20%
Assistance DGPT : 45%
Assistance CS et CSPN : 10%
Assistance DG (validation des permis de chasser) : 10%

Activités principales

DGD Police Connaissance et Expertise

DGD

Mettre à jour l’agenda et organiser les réunions internes OFB et externes
Gérer les déplacements du DGD
OMPe et OMP ponctuel pour l’étranger du DGD

RH (référente RH)

Campagnes (promotion, CDD) : informer le Codir, concaténer les informations, retranscrire synthèse globale, organiser réunion d’harmonisation
Subdélégation de signature : mettre à jour, diffuser en interne et mettre en ligne
Recrutement : organiser les entretiens des candidats avec le jury OFB
Mettre à jour le fichier RH DGD PCE et mettre en ligne Alfresco

Budget

Programmation budgétaire : Informer Codir, concaténer les informations, organiser la réunion d’harmonisation
Bons de commandes et Services Faits

Direction Grands Prédateurs Terrestres

Budget

BC, SF, process DQA, suivi du budget
Interface fournisseur : ouverture compte, relance facture et livraison

Direction

Gérer les déplacements de la Directrice et du Directeur adjoint
Organiser ponctuellement des réunions internes OFB et externes, informer réunions loup
Appui à l’organisation des séminaires (réseau loup lynx, direction, )

GEACO / FDD

Ouvrir les comptes et mettre à jour pour tout DGPT
OMPe et OMP ponctuel (déplacement étranger) pour tout DGPT
Enregistrer les FDD pour la Directrice
Référente GEACO et FDD : questions/réponses agents

Recrutement : organiser les entretiens candidats/jury OFB
Référente RH : questions/réponses agents, valider les formations
Mettre à jour les contacts de la boite mail générale

Direction de la Recherche et de l’Appui Scientifique
Conseil Scientifique (2/an)

Réserver : salle Vincennes, traiteur, restaurant de la veille, hôtel, société de retranscription
Réserver les trajets (train et avion) de tous les membres
Tableau de suivi : présence des participants et budget

Commission Scientifique des Parcs Nationaux (2/an)

Réserver : salle séminaire, hôtel, traiteur, location voiture
Réserver les trajets (train et avion) des membres via Jancarthier
OMP, UVP et dossiers de Frais de déplacements des membres
Tableau de suivi : présence des participants et budget

Direction Générale
Validation des permis de chasser

Mettre à jour la NDS et de la décision, diffuser et mettre en ligne
Vérifier les retours et effectuer le circuit de signature via la DG, compléter le tableau de suivi
Rendre compte aux DR des paiements de la DF auprès des FDC

Relations liées au poste

Relations internes :

Directeur général, directrice générale adjointe, directeurs généraux délégués ;
Directeurs et directeurs adjoints, chef de pôle de la DGD-PCE, et chefs de service de la DGD-PCE ;
Chargé(e)s de mission de la DGD-PCE ;
Autres assistantes notamment de la DGD ;
Ensemble des services de la DGD-Ressources (en particulier direction RH) ;
Autres directions de l’OFB

Relations externes :

Ministères ;
Partenaires de l’OFB ;
Membres du Conseil scientifique

Profil recherché

Fonctionnaire de catégorie B ou contractuel détenteur d'un diplôme de niveau bac minimum.

Compétences et qualités requises

Connaissances :

Maîtrise impérative des outils bureautiques et informatiques (en particulier logiciels Word et Excel) ;
Pratique des outils collaboratifs ;
Connaissances en comptabilité publique, achats publics souhaitée

Savoir-faire opérationnel :

Organiser son travail et hiérarchiser les priorités ;
Vérifier et transmettre des informations ;
Rendre compte ;
Savoir travailler en équipe et en réseau

Savoir-être professionnel :

Rigoureux ;
Méthodique ;
Organisé ;
Réactif ;
Excellent sens relationnel ;
Capacité de communication ;
Qualité rédactionnelle ;
Esprit d’initiative et autonomie ;
Discret ;
Bienveillant et patient

Conditions d'exercice / sujétions particulières

Télétravail possible : Oui

Dépôt de candidature

Pour déposer une candidature, les documents suivants vous seront demandés :

CV
Lettre de motivation
Pour les fonctionnaires uniquement : dernier arrêté de situation administrative
Pour les non titulaires : diplôme le plus élevé obtenu