Chef de projet gestion documentaire, archivage et dématérialisation H/F

Information générale

Positionnement hiérarchique : Sous l’autorité du Chef du Pôle juridique

Conditions d’emploi : Emploi permanent à pourvoir soit par un fonctionnaire (détachement ou PNA) ou un agent déjà en CDI de droit public (portabilité envisageable) ; soit en CDD de 3 ans (Rémunération : à partir de 2 422 € brut par mois selon expérience professionnelle)

Durée minimale attendue sur le poste : 3 ans

Créé le 1er janvier 2020, l’Office français de la biodiversité (OFB) est un établissement public administratif dédié à la sauvegarde de la biodiversité sous la tutelle des ministres chargés de l’environnement et de l’agriculture. Doté d’un budget de 492 millions d’euros (budget initial 2022), il s’appuie sur l’expertise de près de 3 000 agents, dont une grande partie agit sur le terrain avec, notamment, 1 700 inspecteurs de l’environnement.

L’établissement est au cœur de l’action pour la préservation du vivant dans les milieux aquatiques, terrestres et marins, tant en métropole que dans les Outre-mer. Les équipes interviennent chaque jour pour lutter contre l’érosion de la biodiversité face aux pressions exercées par la destruction et la fragmentation des milieux naturels, les multiples pollutions, la surexploitation des ressources naturelles, les conséquences du changement climatique, l’introduction d’espèces exotiques envahissantes.

A ce titre, l’OFB est responsable de 5 missions complémentaires :

la police de l’environnement et la police sanitaire de la faune sauvage
la connaissance, la recherche et l’expertise sur les espèces, les milieux et leurs usages
l’appui à la mise en œuvre des politiques publiques
la gestion et l’appui aux gestionnaires d’espaces naturels
l’appui aux acteurs et la mobilisation de la société

Mission

Être le garant de la sécurité juridique des missions et des actes de l’établissement, en particulier de la Direction générale déléguée aux ressources.

Activités principales

Dresser un état des lieux de l’existant ;
Définir le système d’archivage électronique (SAE) ;
Recherche d’éventuelles solutions mutualisées pour l’OFB, le cas échéant avec celles des ministères ;
Définition et suivi de la politique de conservation et d’archivage de l’établissement ;
Assurer l’administration fonctionnelle du process de la gestion documentaires système d’archivage électronique : élaboration et mise à jour des procédures, définition des prérequis avant transfert, élaboration des profils d’archivage et des accords de versement, suivi des versements dématérialisés, contrôle de la bonne conservation des données (description, contrôles) ;
Évaluation avec les producteurs/trices de documents et de données des besoins en archivage à court, moyen et long terme ;
Mise en œuvre de la procédure réglementaire d’élimination d’archives publiques et organiser avec les services la réalisation physique des éliminations ;
Établissement de notes de service définissant les plans de classement des archives courantes et intermédiaires, système de cotation, définition des durées de conservation…) ;
Organisation des versements à la direction des archives du Ministère de la Transition Ecologique en application de la règlementation ;
Organisation de l’entretien courant des locaux, mise en œuvre de conditions environnementales de conservation et conditionnement adaptées des fonds d’archives papier ;
Accompagnement du référent CADA aux communications des documents aux usager.es et aux publics, en application des dispositions légales.

Activités spécifiques

Accompagnement d’agents en charge du magasinage.
État des lieux des locaux disponibles pour l’archivage
Évaluation des flux et espaces nécessaires pour la gestion matérielle des documents.
Accompagnement des agents chargés de l’archivage et des producteurs/trices de documents pour le travail de tri de documents dans le cadre des chantiers et déménagements.
Veille thématique sur toutes les questions liées à l’archivage.
Coordination et formation des personnes ressources dans les services.

Relations liées au poste

Relations internes :

Directions nationales, régionales

Relations externes :

Ministères

Profil recherché

Fonctionnaire de catégorie A ou contractuel détenteur d'un diplôme de niveau Bac+5 (master 2) en archivistique ou expérience professionnelle confirmée sur un poste similaire.

Compétences et qualités requises

Connaissances :

Connaissance approfondie de l’archivistique
Connaissance du cadre légal et déontologique propre aux archives.
Connaissance des modes de fonctionnement des administrations publiques.
Connaissance des textes encadrant la protection des données personnelles.
Maîtriser les principes de base de l’archivage électronique.
Savoir piloter un projet.
Savoir jouer un rôle de conseil et d’aide à la décision.
Définir des procédures et des règles.
Réaliser des synthèses.
Former des agents non spécialisés aux bons usages archivistiques.
Savoir travailler en réseau.
Utiliser les outils informatiques nécessaires à l’activité.
Sens du service public.
Expertise sur le cadre législatif et réglementaire des archives, plus particulièrement applicable aux archives électroniques.

Savoir-faire opérationnel :

Émettre un diagnostic et des préconisations.
Piloter la mise en œuvre d’une procédure d’archivage électronique.
Avoir la faculté de transcrire un besoin notamment par le biais d’un document tel qu’un cahier des charges.
Animer un réseau et conduire des actions de communication et de formation.
mettre en œuvre une veille juridique.
Être en mesure de mener un projet en lien avec les directions de l’établissement, la DSI et les archives du Ministère de la transition écologique et de la cohésion territoriale.
Maîtriser des règles de classement et d’indexation archivistiques.
Définir d’un process qualité.

Savoir-être professionnel :

Aptitude au travail en équipe en transversal;
Pédagogie ;
Ecoute ;
Qualités de rigueur et d'organisation ;
Esprit d'initiative, sens de l'autonomie ;
Sens relationnel et de la communication ;
Dynamisme et curiosité ;
Force de proposition.

Conditions d'exercice / sujétions particulières

Possibilité de télétravail.
Quelques déplacements à prévoir notamment à la prise de poste.

Dépôt de candidature

Pour déposer une candidature, les documents suivants vous seront demandés :

CV
Lettre de motivation
Pour les fonctionnaires uniquement : dernier arrêté de situation administrative
Pour les non titulaires : diplôme le plus élevé obtenu