Positionnement hiérarchique : Sous l’autorité du Chef de Service/Chef de Service Adjoint
Conditions d’emploi : Emploi permanent à pourvoir soit par un fonctionnaire (détachement ou PNA) ou un agent déjà en CDI de droit public (portabilité envisageable) ; soit en CDD de 3 ans (rémunération selon expérience professionnelle comprise entre 2 238 € et 2 913 € brut par mois)
Durée minimale attendue sur le poste : 3 ans
Créé le 1er janvier 2020, l’Office français de la biodiversité (OFB) est un établissement public administratif dédié à la sauvegarde de la biodiversité sous la tutelle des ministres chargés de l’environnement et de l’agriculture. Doté d’un budget de 492 millions d’euros (budget initial 2022), il s’appuie sur l’expertise de près de 3 000 agents, dont une grande partie agit sur le terrain avec, notamment, 1 700 inspecteurs de l’environnement.
L’établissement est au cœur de l’action pour la préservation du vivant dans les milieux aquatiques, terrestres et marins, tant en métropole que dans les Outre-mer. Les équipes interviennent chaque jour pour lutter contre l’érosion de la biodiversité face aux pressions exercées par la destruction et la fragmentation des milieux naturels, les multiples pollutions, la surexploitation des ressources naturelles, les conséquences du changement climatique, l’introduction d’espèces exotiques envahissantes.
A ce titre, l’OFB est responsable de 5 missions complémentaires :
Au sein de la Direction Générale Déléguée « police, expertise, connaissance », la Direction de la Recherche et de l’Appui Scientifique (DRAS) est l’une des deux directions « connaissance » de l’OFB, en charge de la recherche et de l’expertise sur les espèces, sur les milieux, leurs fonctionnalités et leurs usages, ainsi que sur les risques sanitaires en lien avec la faune sauvage. Ses missions s’inscrivent dans un cadre général d’appui scientifique et technique aux politiques publiques, et de transfert et valorisation vers les porteurs d’enjeux, les instances déconcentrées de l’Etat, les usagers de la nature, dans un cadre de mobilisation et sensibilisation aux enjeux de biodiversité. Elle est composée de cinq Services :
- Service conservation et gestion durable des espèces exploitées (SEEX)
- Service conservation et gestion des espèces à enjeux (SEE)
- Service santé de la faune sauvages et fonctionnement des écosystèmes agricoles (SantéAgri)
- Service fonctionnement, préservation et restauration des écosystèmes aquatiques continentaux et marins (EcoAqua)
- Service anthropisation et fonctionnement des écosystèmes terrestres (SAFET)
Le Service « Conservation et Gestion des Espèces à Enjeux » est plus particulièrement en charge de conduire des études et recherche, ainsi qu’apporter son expertise sur : 1) le fonctionnement des populations d’espèces à forts enjeux de conservation et sociétaux, 2) la promotion d’une coexistence entre les activités humaines et les espèces, 3) le rôle et l’impact des espèces (natives ou introduites) dans les écosystèmes et 4) le développement d’outils innovants de suivi et de gestion des espèces.
Assister le Chef de Service/Chef de Service adjoint dans la coordination budgétaire, administrative, et logistique du Service « Conservation et Gestion des Espèces à Enjeux ». Cette mission inclut également un volet dédié à la gestion des ressources humaines et est réalisée en collaboration avec deux autres assistantes administratives et en coordination avec le Service Administratif et Financier de la DRAS.
Appuyer les agents d’autres services de la DRAS dans la préparation et le suivi de dossiers administratifs, notamment sur les questions de ressources humaines, en lien avec le réseau des assistantes administratives de la DRAS.
Management fonctionnel
• Animer, organiser et coordonner les activités des assistantes de la Cellule Administrative et Financière (CAF) du Service en lien avec leurs domaines de compétences.
• Animer le travail du/des responsables administratif(s)e et financier(s) de projets d’envergure internationale (e.g., INTERREG, LIFE, …) et pilotés par le Service.
• Transmettre et tenir informés les agents de la CAF et du Service, des nouvelles procédures administratives émises par la Direction générale déléguée Ressources de l’établissement.
• Appuyer le Chef de Service/Chef de Service adjoint dans la rédaction de notes de service.
• Participer au réseau des assistantes de la DRAS (autres services + SAF), ainsi qu’aux réunions inter-directions de l’établissement (DRH, DF, …).
Mission financière
• Assister les Chefs de Service et les Chargé(e)s de recherche, dans l’élaboration de la programmation budgétaire pour les différents programmes d’étude et recherche du Service : analyser/compiler les demandes, orienter et évaluer les besoins.
• Contrôler l’engagement des dépenses, établir des bilans trimestriels, préparer l’atterrissage budgétaire et anticiper les commandes afin d’optimiser le dialogue de gestion.
• Elaborer les engagements juridiques en s’appuyant sur l’application dédiée (SIREPA), rédiger des Demandes de Qualifications de l’Achat (DQA), accompagner à la rédaction de cahiers des charges lors de mises en concurrence et à l’analyse des offres, négocier les propositions auprès de prestataires. Etablir les certifications de Service Fait (SF), relancer les fournisseurs et prestataires.
• Participer à la rédaction de marchés publics, aux analyses des réponses et aux cotations.
• Appuyer le montage de dossiers dans le cadre d’Appels à Projets (e.g., ANR, LIFE, INTERREG, …), accompagner les agents dans la gestion/suivi des budgets associés et assurer le rapportage financier auprès des financeurs.
Mission gestion des partenariats
• Accompagner les agents du service dans les demandes de partenariat en amont des instances internes de validation (COMIP).
Mission logistique – Organisation d’évènements
• Suivre et gérer le parc automobile (achat/remisage aux domaines de véhicules, gestion des autorisations de dépassement de seuil avec le prestataire dédié, suivi des consommations de carburant, télépéage, …).
• Rédiger et suivre les contrats liés aux abonnements de colliers de suivi par géolocalisation GPS de la faune.
• Gérer et suivre certaines commandes spécifiques des agents du Service (habillement, équipement, munitions, permis de chasser…)
• Gérer certains déplacements nationaux et internationaux des agents du Service (réservation offline des transports et hébergements).
• Organiser des évènements nationaux/internationaux : colloques, séminaires du Service, groupes de travail multipartenaires, … .
Appui au fonctionnement de l’implantation de Gières
• Assurer la gestion courante de l’implantation en coordination avec le responsable de l’implantation (entretenir, inventorier et gérer le stock des matériels et consommables, réception et suivi des achats de fournitures et du matériel pour l’implantation, etc…).
• Appuyer, en lien avec les Directions compétentes de l’OFB, le responsable d’implantation dans la passation/suivi de marchés qui concernent l’implantation, les relations avec le bailleur et les organismes de contrôle/certification (e.g., contrôle de sécurité).
• Réceptionner le courrier et les colis, ventiler aux différents Services de l’implantation.
• Assister à la préparation de réunions avec des participants variés (réservation salle de réunion…)
• Assurer l’accueil des visiteurs et les appels téléphoniques.
Missions dédiées à la gestion des ressources humaines du Service
• Participer au suivi des dossiers de recrutement des personnels non permanents (CDD, vacataires, stagiaires, apprentis, services civiques) : fond de dossier administratif, accueil des nouveaux arrivants, création des comptes GEACO/FDD, ordres de mission nationaux et internationaux, état de vacations et de présence, … .
• Assister le Service et les agents externes dans les problèmes rencontrés sur les applications GEACO, FDD et Virtualia (référent sur les sites internes).
• Appuyer la CAF à la gestion des dossiers courants : CET, formations, journée de solidarité, départs en retraite, arrêts maladies, MSA, accidents de travail, … .
Appuyer les autres services de la DRAS
• Apporter un appui aux autres services de la DRAS en particulier sur la gestion des ressources humaines dans son champ de compétences.
Relations internes :
Relations externes :
Fonctionnaire de catégorie B ou contractuel détenteur d'un diplôme de niveau bac minimum.
Connaissances :
- Maîtrise des outils de bureautique, y compris tableurs et gestion de base de données.
- Connaissance de l’environnement professionnel (organisation de la DRAS et au sens large de l’OFB).
- Connaissance des procédures administratives, en particulier les règles de la gestion budgétaire et comptable publique.
- Pratique des techniques et outils de communication.
Savoir-faire opérationnel :
- Savoir analyser, appliquer et synthétiser les procédures administratives.
- Travailler en équipe et en réseau.
Savoir-être professionnel :
-Autonome, force de proposition et discrétion.
-Sens de l’organisation, rigueur, … .
-Être à l’écoute des agents.
-Capacité de communication, aisance relationnelle et qualités rédactionnelles.
Pour déposer une candidature, les documents suivants vous seront demandés :
