Positionnement hiérarchique : Sous l’autorité du Directeur régional Occitanie
Conditions d’emploi : Emploi permanent à pourvoir soit par un fonctionnaire (détachement ou PNA) ou un agent déjà en CDI de droit public (portabilité envisageable) ; soit en CDD de 3 ans (Rémunération : à partir de 2 422 € brut par mois selon expérience professionnelle)
Durée minimale attendue sur le poste : 3 ans
Créé le 1er janvier 2020, l’Office français de la biodiversité (OFB) est un établissement public administratif dédié à la sauvegarde de la biodiversité sous la tutelle des ministres chargés de l’environnement et de l’agriculture. Doté d’un budget de 492 millions d’euros (budget initial 2022), il s’appuie sur l’expertise de près de 3 000 agents, dont une grande partie agit sur le terrain avec, notamment, 1 700 inspecteurs de l’environnement.
L’établissement est au cœur de l’action pour la préservation du vivant dans les milieux aquatiques, terrestres et marins, tant en métropole que dans les Outre-mer. Les équipes interviennent chaque jour pour lutter contre l’érosion de la biodiversité face aux pressions exercées par la destruction et la fragmentation des milieux naturels, les multiples pollutions, la surexploitation des ressources naturelles, les conséquences du changement climatique, l’introduction d’espèces exotiques envahissantes.
A ce titre, l’OFB est responsable de 5 missions complémentaires :
La direction régionale (DR) Occitanie de l’OFB, qui regroupe près de 280 agents, est structurée autour d'un siège à Toulouse en Haute-Garonne (31) et d'une antenne à Grabels dans l’Hérault (34). Elle est organisée autour d’un Directeur régional, de 2 directeurs régionaux adjoints, de 4 services régionaux (administratif, connaissance, police et appui aux acteurs et mobilisation du territoire), de 13 services départementaux (SD) implantés sur 18 sites, au plus près des enjeux territoriaux ainsi que du Parc naturel marin du golfe du Lion (PNMGL) qui protège 4 010 km² de surface maritime.
Le service régional administratif de la DR Occitanie est composé de 7 agents permanents dont le/la chef(fe) de service. Actuellement deux agents recrutés temporairement (pour 1 an) sur le site de Toulouse (31) et de Grabels (34) viennent renforcer l’équipe.
Le/la Chef(fe) du Service Régional Administratif assure le management hiérarchique des agents de son service et le management fonctionnel d’un réseau d’assistants administratifs affectés dans les services départementaux et le Parc naturel marin du Golfe du Lion.
Il/elle assure l’animation et la coordination des activités dévolues au service afin de permettre le bon fonctionnement de la Direction régionale sous l’autorité du DR et de ses adjoints et garantit ainsi la mise en place de bonnes conditions de réalisation des missions des agents de la DR.
Il/elle participe aux comités de direction et aux comités managériaux de la DR.
Management :
- Assurer le pilotage, l’animation et le suivi des activités du service administratif réparti sur 2 sites
- Coordonner et contrôler les activités de secrétariat, de gestion des ressources humaines, de gestion immobilière, financière et de logistique de la DR
- Participer à la programmation d’activité, assurer le suivi de sa mise en œuvre
- Animer et Coordonner le réseau des assistants administratifs en SD et au PNM GL (pilotage fonctionnel)
- Animer et coordonner l’action du Conseiller de prévention régional (pilotage fonctionnel)
- Contribuer à la mise en place et à l’amélioration des procédures et méthodologies de travail dans les champs d’activité du service – Simplification administrative
- Assurer la bonne gestion du secrétariat de la DR et la contribution du service administratif au fonctionnement logistique des différents réseaux de la DR
Ressources humaines :
- Animer la déclinaison de la politique ressources humaines de l’établissement en lien fonctionnel avec la Direction des ressources humaines et dans une perspective de gestion de proximité des personnels ;
- Contribuer à la mise en œuvre des campagnes de promotion des agents, des cycles de mobilité, des publications de postes à pourvoir au fil de l’eau ainsi que les procédures de recrutement sur emplois permanents et temporaires et au suivi des formations
- Organiser la déclinaison des conventions de médecine du travail au niveau régional et l’organisation ainsi que le suivi des visites médicales des agents de la DR
- Organiser les modalités de suivi du temps de travail des agents de la DR (maitrise des outils de suivi du temps de travail) ainsi que des frais de déplacements des agents en conformité avec les instructions DRH et DF.
- Contribuer à l’organisation et au suivi des réunions de la cellule régionale de veille et à la mise en œuvre des procédures SST au sein de la DR
Gestion budgétaire :
- Coordonner la gestion budgétaire de la direction régionale (environ 1,6 K€ annuel – crédits de fonctionnement et d’investissement)
- Recenser et organiser les besoins budgétaires annuels de la DR Occitanie, préparer les dialogues de gestion budgétaire avec la Direction des Finances
- Assurer les commandes et l’engagement juridique des dépenses, dans le respect des procédures mises en place par la Direction des finances
- Mettre en place un suivi mensuel de l’exécution budgétaire et des frais de déplacements des services
Gestion logistique :
- Piloter l’analyse, la répartition et l’optimisation des moyens matériels et logistiques mis à disposition de la direction et de ses services
- Organiser chaque année le recensement des besoins, leur analyse et leur validation puis leur commande
- Organiser les inventaires relevant de la responsabilité du DR en lien avec les services
- Organiser la bonne gestion du parc automobile et des moyens de transport de service de la DR (près de 230 véhicules de services + Bateaux + motos et VTT de service).
- Superviser l’installation de bornes de recharge pour véhicules électriques sur les implantations de la DR
Gestion immobilière :
- Assurer la bonne gestion et l’entretien des implantations de la DR en lien avec les responsables de site et les gestionnaires de bâtiment ou bailleurs privés en lien avec la DF.
- Piloter les projets de recherche de locaux, de déménagements en cohérence avec le SPSI et le Service immobilier de la DF (instruction immobilière).
- Organiser les travaux sur les implantations de la DR et le suivi et la bonne exécution des contrôles réglementaires qui incombent aux responsables de site/chefs de service de la DR
- Assurer la coordination et une communication régulière avec le RPIE Occitanie ainsi que les Domaines et SGCD dans les Préfectures départementales pour la bonne appréhension et déclinaison de la politique immobilière de l’Etat en région.
Relations internes :
Direction générale déléguée Ressources (DRH, DF ; DSI, DSIF)
Services régionaux et départementaux de la DR et du PNM Golfe du Lion
Réseau des services régionaux administratifs
Relations externes :
Administrations déconcentrées de l’Etat
Fournisseurs, prestataires, partenaires
Connaissances :
- Connaissance du fonctionnement administratif et financier d’un établissement public
- Connaissance des règles de la commande publique et des procédures d’achat
- Connaissances des règles et procédures RH, Hygiène et sécurité.
Savoir-faire opérationnel :
- Management d’équipe ; Gérer et organiser les priorités du service
- Aptitude à travailler dans un contexte de sollicitations multiples et de réactivité importante
- Capacité d’adaptation permanente
- Force de proposition sur la simplification administrative
- Mise en œuvre de procédures budgétaires et comptables
- Pilotage de la gestion de ressources humaines
Savoir-être professionnel :
- Rigoureuse, organisée, sens de l’anticipation
- Sens du relationnel, de l’écoute et du dialogue
- Engagement et bienveillance
- Disponibilité et adaptabilité
- Sens du service public.
Pour déposer une candidature, les documents suivants vous seront demandés :
