CDD- Assistant administratif en service départemental H/F

Information générale

Positionnement hiérarchique : Sous l’autorité de la cheffe de service et du chef de service adjoint

Conditions d’emploi : Contrat à durée déterminée de 3 mois à pourvoir par un contractuel. Rémunération selon expérience professionnelle comprise entre 1 747,20 € et 1 816 € bruts mensuels.

Créé le 1er janvier 2020, l’Office français de la biodiversité (OFB) est un établissement public administratif dédié à la sauvegarde de la biodiversité sous la tutelle des ministres chargés de l’environnement et de l’agriculture. Doté d’un budget de 492 millions d’euros (budget initial 2022), il s’appuie sur l’expertise de près de 3 000 agents, dont une grande partie agit sur le terrain avec, notamment, 1 700 inspecteurs de l’environnement.

L’établissement est au cœur de l’action pour la préservation du vivant dans les milieux aquatiques, terrestres et marins, tant en métropole que dans les Outre-mer. Les équipes interviennent chaque jour pour lutter contre l’érosion de la biodiversité face aux pressions exercées par la destruction et la fragmentation des milieux naturels, les multiples pollutions, la surexploitation des ressources naturelles, les conséquences du changement climatique, l’introduction d’espèces exotiques envahissantes.

A ce titre, l’OFB est responsable de 5 missions complémentaires :

la police de l’environnement et la police sanitaire de la faune sauvage
la connaissance, la recherche et l’expertise sur les espèces, les milieux et leurs usages
l’appui à la mise en œuvre des politiques publiques
la gestion et l’appui aux gestionnaires d’espaces naturels
l’appui aux acteurs et la mobilisation de la société

Mission

Sous l'autorité directe du Chef de Service départemental (CSD), l’assistant administratif apporte un soutien administratif au service, en assurant des missions d’accueil, gestion du standard, de secrétariat, de logistique et d’intendance. Il est chargé de la préparation et du suivi des dossiers administratifs. Il apporte également sa contribution en tant que personnel de proximité dans les domaines comptable, budgétaire, logistique, de la gestion des ressources humaines ainsi que sur divers champs techniques.

Activités principales

Accueil / Secrétariat

Secrétariat du SD : accueil téléphonique et physique, gestion du courrier et de la boite mail du service, classement, archivage numérisé et papier, reproduction de document, rédaction, traitement et mise en forme de notes, rapports, comptes rendus, diffusion des informations administratives et logistiques…
Gestion et évaluation des approvisionnements (fournitures administratives, quincaillerie…)
Création et mise à jour de tableurs, base de données
Appui dans l’organisation des missions de police et techniques, suivi des constats de dommages loup (le cas échéant)
Gestion et appui aux agents toutes thématiques

Appui comptable, budgétaire et logistique

Gestion des commandes (devis, carte achat, Ugap…), réception et vérification des livraisons, transmission du service fait à la DR
Recensement et gestion des besoins en équipement, matériels, fournitures,
Appui logistique dans le suivi de l’inventaire du matériel individuel et collectif
Suivi de la maintenance/entretien et calibrage de matériels techniques (courantomètres, salinomètres, outils de mesures, etc.)
Appui au responsable d’implantation, en lien avec la DR (suivi contrat de maintenance, contrôle périodique, relations avec gestionnaires de site et artisans chargés de prestations et travaux divers…)
Appui au chef de service départemental dans le suivi du parc automobile (entretien, révision, commandes…)

Appui à la gestion des Ressources Humaines

Assurer l’accueil des nouveaux arrivants
Transmission et vérification des documents RH (promotions, recensement des grévistes, compte épargne temps, accident du travail, arrêts de travail, situation administrative des agents…)
Suivi des formations et appui à la DR dans l’organisation des formations décentralisées (recherches de salle, devis prestataires…)
Suivi des visites médicales (prise de rendez-vous…)

Rôle d’interface entre l’échelon départemental, régional, voir national, et de facilitatrice de la cohésion du service

Relations liées au poste

Relations internes :

Services de la Direction régionale et notamment le service administratif
Directions nationales

Relations externes :

Services et opérateurs de l’Etat (Direction départementale des territoires, Direction régionale de l'environnement, de l'aménagement et du logement, …)
Fournisseurs, prestataires
Collectivités territoriales
Acteurs de la biodiversité (association, organisation professionnelles, …)

Profil recherché

Niveau de diplôme souhaité : Diplôme de niveau V (CAP, BEP)
Expériences en secrétariat administratif

Compétences et qualités requises

Connaissances :

Connaissance du fonctionnement administratif
Connaissance des politiques publiques et de la réglementation dans le domaine de la biodiversité souhaitée
Connaissance en comptabilité publique et achat public

Savoir-faire opérationnel :

Rédiger
Travailler en réseau et favoriser le travail collaboratif
Maitriser les logiciels de bureautique

Savoir-être professionnel :

Bonne expression orale,
Sens du relationnel,
Sens de l'organisation,
Sens de l'initiative,
Savoir rendre compte.

Conditions d'exercice / sujétions particulières

Permis B
Plages horaires compatibles avec les livraisons et l’accueil

Dépôt de candidature

Pour déposer une candidature, les documents suivants vous seront demandés :

CV
Lettre de motivation
Pour les fonctionnaires uniquement : dernier arrêté de situation administrative ;
Pour les non titulaires : diplôme le plus élevé obtenu