Apprentissage - Mission de diagnostic et de mise en œuvre d'une procédure d'archivage H/F

Information générale

Positionnement hiérarchique : Sous l’autorité du Directeur régional et de la cheffe du service administratif

Conditions d’emploi : contrat d'apprentissage de 12 à 24 mois

Créé le 1er janvier 2020, l’Office français de la biodiversité (OFB) est un établissement public administratif dédié à la sauvegarde de la biodiversité sous la tutelle des ministres chargés de l’environnement et de l’agriculture. Doté d’un budget de 492 millions d’euros (budget initial 2022), il s’appuie sur l’expertise de près de 3 000 agents, dont une grande partie agit sur le terrain avec, notamment, 1 700 inspecteurs de l’environnement.

L’établissement est au cœur de l’action pour la préservation du vivant dans les milieux aquatiques, terrestres et marins, tant en métropole que dans les Outre-mer. Les équipes interviennent chaque jour pour lutter contre l’érosion de la biodiversité face aux pressions exercées par la destruction et la fragmentation des milieux naturels, les multiples pollutions, la surexploitation des ressources naturelles, les conséquences du changement climatique, l’introduction d’espèces exotiques envahissantes.

A ce titre, l’OFB est responsable de 5 missions complémentaires :

la police de l’environnement et la police sanitaire de la faune sauvage
la connaissance, la recherche et l’expertise sur les espèces, les milieux et leurs usages
l’appui à la mise en œuvre des politiques publiques
la gestion et l’appui aux gestionnaires d’espaces naturels
l’appui aux acteurs et la mobilisation de la société

La direction régionale (DR) Auvergne-Rhône-Alpes (AuRA) compte 235 agents, répartis sur 15 sièges et une trentaine d’implantations dans la région. L’équipe régionale bi site (Bron/Lempdes) est composée de 4 services dont le service administratif (SA). La direction s’appuie également sur 12 équipes de services départementaux (SD) de 16 agents en moyenne et sur une unité spécialisée milieux lacustres. Elle assure également la gestion de 2 RNCFS (Bauge et Belledonne).

Mission

Diagnostic des archives régionales et mise en œuvre d’une procédure d’archivage à l’attention des services.

Activités principales

L’agent aura pour missions de :

Identification des archives régionales :

visiter les archives de chaque service départemental et de chaque site régional (une vingtaine de sites sur toute la région)
évaluer la volumétrie, la nature (type de documents, thématiques…), la valeur (rareté, responsabilité à les conserver…), l’obsolescence, la redondance… des documents conservés
établir le diagnostic des fonds conservés

Proposer une politique documentaire :

réunir les instructions et circulaires en vigueur et analyser des obligations réglementaires d’archivage
définir une procédure d’archivage des fonds : préciser les types de documents, définir les critères de sélection et proposer la destination des fonds (conservation, destruction, don, dépôt/transfert vers d’autres centres…)
proposer une règle de nommage/numérotation des fonds physiques et numérisés.

Accompagner les services :

initier le tri et l’archivage des dossiers avec les services
former les services à la procédure d’archivage définie

Relations liées au poste

Relations internes :

Services départementaux et régionaux de la DR AuRA
Service juridique de l’OFB (chef de projet « gestion documentaire, archivage et dématérialisation »)

Relations externes :

Archives départementales

Compétences et qualités requises

Connaissances :

Maîtrise des techniques et de la réglementation des archives et de la documentation
Expérience souhaitée dans le domaine de la gestion documentaire

Savoir-faire opérationnel :

Avoir le sens de l’organisation et du rangement
Organiser son travail et hiérarchiser les priorités dans ses missions
Rendre compte de l’activité du service à sa hiérarchie

Savoir-être professionnel :

Aptitude au travail en équipe
Esprit d’initiative
Qualités relationnelles, dont l’écoute
Sens du travail en équipe
Organisation, rigueur, autonomie, respect des procédures
Faire preuve de réserve et de discrétion professionnelle

Diplômes – Formation – Expérience :

Formation dans les métiers de l’archivage ou équivalent (Bac +2 minimum)

Conditions d'exercice / sujétions particulières

Permis de conduire B indispensable

Dépôt de candidature

Pour déposer une candidature, les documents suivants vous seront demandés :

CV
Lettre de motivation
Diplôme le plus élevé obtenu