Positionnement hiérarchique : Sous l’autorité du chef d'unité
Conditions d’emploi : Contrat à durée déterminée de 3 mois à pourvoir par un contractuel. Rémunération selon expérience professionnelle comprise entre 1 747,20 € et 2 215 € bruts mensuels.
Créé le 1er janvier 2020, l’Office français de la biodiversité (OFB) est un établissement public administratif dédié à la sauvegarde de la biodiversité sous la tutelle des ministres chargés de l’environnement et de l’agriculture. Doté d’un budget de 492 millions d’euros (budget initial 2022), il s’appuie sur l’expertise de près de 3 000 agents, dont une grande partie agit sur le terrain avec, notamment, 1 700 inspecteurs de l’environnement.
L’établissement est au cœur de l’action pour la préservation du vivant dans les milieux aquatiques, terrestres et marins, tant en métropole que dans les Outre-mer. Les équipes interviennent chaque jour pour lutter contre l’érosion de la biodiversité face aux pressions exercées par la destruction et la fragmentation des milieux naturels, les multiples pollutions, la surexploitation des ressources naturelles, les conséquences du changement climatique, l’introduction d’espèces exotiques envahissantes.
A ce titre, l’OFB est responsable de 5 missions complémentaires :
Le service formation met en place un nouvel outil de gestion des formations qui entrera en service au 1er janvier 2025. Pour permettre l’appropriation de cet outil par l’équipe, le service recrute un.e chargé.e de formation pour une mission ponctuelle de 3 mois afin de décharger partiellement le service formation sur la gestion des formations programmées.
Sous l’autorité de la cheffe d’unité, et en lien avec un.e chargé.e de mission formation, le ou la chargé(e) de formation organise et met en œuvre les actions de formation collective et individuelle sur le plan logistique, administratif et comptable en appui aux chargé.e.s de mission formation.
Il ou elle décline la programmation annuelle de formation de l’établissement.
Organisation et mise en œuvre des actions de formations collectives :
En lien avec le.a chargé.e de mission formation et selon les procédures établies dans le cadre de la certification Qualiopi, le.a chargé.e de formation :
- Assure l'organisation administrative des actions de formation : suivi des pré-inscriptions, envoi de devis, convocations, conventions de stage, préparation des documents formateurs et gestion de fin de stage : contrôle émargements, collecte des évaluations, attestations,
- Assure l'organisation logistique des actions de formation : informations, réservation de salle et de matériel, d’hébergement et restauration, transports collectifs, duplication des documents, …
- Assiste et oriente sur place les stagiaires et formateurs, procède à l’accueil lors de l’ouverture et la clôture des formations réalisées sur site, en relais du chargé de mission le cas échéant,
- Assure le suivi financier dès le processus d’achat : mise en concurrence, suivi et l’exécution des marchés, bons de commande, certification du service fait, suivi du dépôt des factures sur la plateforme Chorus pro jusqu’au paiement de celles-ci, factures des frais de formation.
- Reporting avec le.a chargé.e de mission ou la cheffe d’unité : rend compte de l’avancement de chaque formation.
Projets transverses :
- Participe aux réunions d’unité, de service, et aux réunions transverses Qualiopi,
- Apporte son appui à la hiérarchie et collègues sur certains dossiers.
- Apporte son appui sur la mise en place de l’outil de gestion de la formation, Training Orchestra
Relations internes :
- Chargés de mission formation de l’UFC du service formation
- Chargées de formation de l’UFIT du service formation
- Centres de formation du Bouchet et du Paraclet
- Formateurs vacataires internes, stagiaires OFB
- Correspondants Ressources Humaines des DR
Relations externes :
- Centres et sites d'accueil
- Centrales de réservation
- Vacataires extérieurs
- Stagiaires extérieurs, personnels des services ressources humaines/formation des établissements clients
- Fournisseurs externes (informatique, logistique, pédagogique…)
Niveau de diplôme minimum requis : baccalauréat
Connaissances :
- Dispositifs de formation professionnelle
- Gestion budgétaire et comptable
- Connaissance des règles en matière de commande publique (achat et marché public)
- Connaissance de la certification Qualiopi
Savoir-faire opérationnel :
- Appliquer les procédures administratives et comptables
- Maîtriser les outils bureautiques (Excel et Word notamment) et les logiciels de gestion de la formation (FORMALTIS, GEM,…)
- Suivre les procédures d’achat public
- Gérer le temps et les priorités
Savoir-être professionnel :
- Rigueur
- Sens des relations humaines et de l’écoute
- Sens de l’organisation et de l’autonomie
- Sens du travail en équipe
- Capacité d’analyse et de synthèse
Pour déposer une candidature, les documents suivants vous seront demandés :
