Information générale
Positionnement hiérarchique : Sous l’autorité du chef d’Unité Marha au sein du Service écosystèmes et usages du milieu marin
Conditions d’emploi : Recrutement sur projet de 13 mois à pourvoir ; soit par un contractuel (rémunération selon expérience professionnelle comprise entre 1 747,20 € et 2 215 € bruts mensuels), soit par un fonctionnaire en détachement sur contrat
Créé le 1er janvier 2020, l’Office français de la biodiversité (OFB) est un établissement public administratif dédié à la sauvegarde de la biodiversité sous la tutelle des ministres chargés de l’environnement et de l’agriculture. Doté d’un budget de 492 millions d’euros (budget initial 2022), il s’appuie sur l’expertise de près de 3 000 agents, dont une grande partie agit sur le terrain avec, notamment, 1 700 inspecteurs de l’environnement.
L’établissement est au cœur de l’action pour la préservation du vivant dans les milieux aquatiques, terrestres et marins, tant en métropole que dans les Outre-mer. Les équipes interviennent chaque jour pour lutter contre l’érosion de la biodiversité face aux pressions exercées par la destruction et la fragmentation des milieux naturels, les multiples pollutions, la surexploitation des ressources naturelles, les conséquences du changement climatique, l’introduction d’espèces exotiques envahissantes.
A ce titre, l’OFB est responsable de 5 missions complémentaires :
- la police de l’environnement et la police sanitaire de la faune sauvage
- la connaissance, la recherche et l’expertise sur les espèces, les milieux et leurs usages
- l’appui à la mise en œuvre des politiques publiques
- la gestion et l’appui aux gestionnaires d’espaces naturels
- l’appui aux acteurs et la mobilisation de la société
Le LIFE intégré Marha, (LIFE16 IPE/FR001), est un projet européen visant à faire progresser la mise en œuvre de la directive européenne « habitats, faune, flore » (DHFF), qui cadre l’application de la politique communautaire sur les espèces et habitats naturels. Le projet Marha se concentre exclusivement sur les habitats naturels marins listés dans cette directive et porte sur le territoire national métropolitain. Neuf habitats d’intérêt communautaire sont plus particulièrement ciblés.
L’objectif du projet est d’améliorer l’état de conservation de ces habitats naturels marins tout en mobilisant l’ensemble des parties prenantes de Natura 2000 en mer et en utilisant différentes sources de financements.
Il intervient sur tous les compartiments techniques concernés par l’atteinte du bon état de conservation des habitats marins, à savoir :
- La gouvernance ;
- La formation et la participation citoyenne ;
- La communication et la sensibilisation ;
- La mise à disposition d’outils techniques à destination des gestionnaires comme des usagers de la mer ;
- Le financement ;
- La connaissance et l’expertise ;
- La réalisation d’actions concrètes démonstratives.
Le LIFE Marha a démarré le 01/11/2017 et prendra fin le 31/12/2025 (à échéance du contrat signé entre l’OFB et la Commission européenne). Sa mise en œuvre est coordonnée par l’OFB et assurée conjointement par l’OFB et par treize bénéficiaires associés. Une conférence de fin de phase viendra clore ce projet courant décembre 2025, affichant l’évolution de l’état de conservation des habitats marins d’intérêt communautaire, site par site, et justifier des avancées et des retards ou échecs.
L’objectif opérationnel du projet est d’avoir permis d’ici le 31/12/2025 d’une part l’arrêt de la dégradation de l’état de conservation des habitats marins, d’autre part le développement et déploiement de tous les outils et l’adaptation des contextes nécessaires à la reconquête d’un état de conservation favorable des habitats marins ; si ce n’est d’avoir directement rétabli au cours du projet, par des actions démonstratives, un état de conservation favorable des habitats marins.
Afin d’évaluer l’efficacité du projet, trois indicateurs sont suivis sur chacun des 9 habitats génériques d’intérêt communautaire depuis le début du projet et sur les 162 sites Natura2000 DHFF concernés :
- La surface occupée et son évolution ;
- La structure et le fonctionnement des habitats, approché par l’état de conservation des espèces typiques/architectes ;
- Les perspectives de conservation, approchées par le niveau des pressions et menaces.
Le tableau ci-dessous présente la synthèse globale des indicateurs du projet. La réussite utopique du projet serait de passer tous les indicateurs 2024 en vert correspondant à un état de conservation favorable, ce qui ne peut être le cas.
Le projet vise toutefois l’objectif réaliste de
- 90 % des unités d’habitats en stabilité surfacique
- 50 % des unités d’habitats en amélioration fonctionnelle, moins de 20 % en régression
- Au moins 50 % unités d’habitats offrant des perspectives favorables
Mission
L’assistant administratif et financier Life Marha travaillera exclusivement, à 100% de son temps de travail, sur le projet Life intégré Marha (LIFE16 IPE/FR001).
Il ou elle sera chargée de fournir un appui administratif et financier à l’équipe du projet LIFE Marha en lien étroit avec le coordinateur national et la responsable administratif et financier du projet.
Activités principales
Les activités administratives sont :
- Fournir un appui pour la gestion des ressources humaines des agents de l'équipe du Life Marha : Préparer et assurer le suivi des documents administratifs individuels, notamment au moment de leur prise de poste : OMP, autorisation d’utilisation VS, procès-verbal d’installation, etc.
- Informer et conseiller les agents de l’équipe du Life Marha pour l’utilisation des logiciels de gestion du temps (GEACO) ainsi que pour le suivi des demandes de remboursement de frais formulées via l’outil FDD et rencontrant un blocage.
- Assurer le rôle de chargé.e de voyage pour l’ensemble des agents du Life Marha, à savoir traiter leurs demandes de déplacement : recherche d’hôtel, commande Jancarthier via Cytric ou offline, réception et classement des factures.
- Assister tous les agents de l’équipe du Life Marha pour la préparation des documents administratifs relatifs aux commandes et marchés (demandes de qualification d’achat, formulaire de mise en concurrence, rapport de présentation des offres) ; les faire valider hiérarchiquement et assurer leur transmission aux services administratifs concernés.
- Collecter et archiver les pièces physiques et numériques du projet Life Marha.
- Appuyer l’organisation occasionnelle de réunions de bureau, conférences, ateliers et séminaires : identification de lieux, demandes de devis, réservation salles, traiteurs, transport, hébergement, invitations, organisation logistique, …
- Participer aux réunions hebdomadaires de l’équipe et élaborer les comptes-rendus.
Les activités financières sont :
- Tenir et mettre à jour les fichiers (suivi commande, chrono signatures, …) du projet LIFE Marha en lien avec la responsable administratif et financier du projet et organiser leurs suivis.
- Contribuer à la production de rapports financiers intermédiaires et finaux à destination des bailleurs (Commission européenne et Ministère de la transition écologique).
- Contrôler les pièces financières liées aux commandes du projet Life Marha.
- Coordonner la mise en œuvre des procédures d'achat, en assurant la saisie des engagements juridiques, préparation et transmission des bons de commande, préparation et saisie des pv de service fait, suivi des factures sur le logiciel comptable (SIREPA).
- Travailler en collaboration avec les autres services de l’OFB, les bénéficiaires associés et les prestataires.
- Aider ponctuellement aux différentes tâches transversales de l’équipe.
Relations liées au poste
Relations internes :
- DGD MS / DAPEM – l’ensemble des agents de l’unité Marha, ainsi que la cheffe de service et l’assistante administrative
- Directions régionales : chargés de mission Marha dans les DFM et dans les PNM métropolitains, ainsi que les assistantes administratives de ces unités.
- Autres services administratifs de l’établissement : DSIF / SPD ; DF / SCP & SRD
Relations externes :
- Bénéficiaires associés du projet
- Fournisseurs
- Agence de voyage Jancarthier
Profil recherché
Niveau de diplôme souhaité : BAC +2
Expérience professionnelle souhaitée dans le domaine de l’assistanat administratif et financier.
Compétences et qualités requises
Connaissances :
- Expérience dans le domaine d’activité du secrétariat et secrétariat de direction ;
- Maîtrise des outils bureautiques standards (traitement de texte, tableur, impressions et scans, messagerie…) ;
- Connaissance des outils internet ;
- Capacités rédactionnelles et de prise de note ;
- Bonne expression orale ;
- Etablissement et suivi de planning.
Savoir-faire opérationnel :
- Préparer, élaborer et mettre en pages des documents, courriers, tableaux, conventions, etc...
- Organiser et planifier le travail (priorisation des tâches)
- Avoir l'expérience de logiciels comptables et RH
- Être un appui logistique
- Maîtriser la gestion administrative et financière courante
Savoir-être professionnel :
- Bonnes capacités de travail en équipe et en réseau ;
- Capacités relationnelles ;
- Sens de l’organisation ;
- Ecoute, réactivité, capacité d’adaptation ;
- Discrétion, ponctualité, disponibilité ;
- Rigueur et autonomie.
Conditions d'exercice / sujétions particulières
- Télétravail possible : Oui
- Poste basé à Brest.
- Déplacements occasionnels.
Dépôt de candidature
Pour déposer une candidature, les documents suivants vous seront demandés :
- CV
- Lettre de motivation
- Pour les fonctionnaires uniquement : dernier arrêté de situation administrative
- Pour les non titulaires : diplôme le plus élevé obtenu
