Office français de la biodiversité

Apprentissage - Assistant administratif H/F

Référence : 2024/2621
Affectation : Cabinet
Résidence administrative : Vincennes (94)
Date limite de candidature : 05/07/2024

Information générale

Positionnement hiérarchique : Sous l’autorité de la cheffe de cabinet

Conditions d’emploi :  contrat d'apprentissage de 12 mois

Créé le 1er janvier 2020, l’Office français de la biodiversité (OFB) est un établissement public administratif dédié à la sauvegarde de la biodiversité sous la tutelle des ministres chargés de l’environnement et de l’agriculture. Doté d’un budget de 492 millions d’euros (budget initial 2022), il s’appuie sur l’expertise de près de 3 000 agents, dont une grande partie agit sur le terrain avec, notamment, 1 700 inspecteurs de l’environnement. 

L’établissement est au cœur de l’action pour la préservation du vivant dans les milieux aquatiques, terrestres et marins, tant en métropole que dans les Outre-mer. Les équipes interviennent chaque jour pour lutter contre l’érosion de la biodiversité face aux pressions exercées par la destruction et la fragmentation des milieux naturels, les multiples pollutions, la surexploitation des ressources naturelles, les conséquences du changement climatique, l’introduction d’espèces exotiques envahissantes.

 A ce titre, l’OFB est responsable de 5 missions complémentaires :

  • la police de l’environnement et la police sanitaire de la faune sauvage
  • la connaissance, la recherche et l’expertise sur les espèces, les milieux et leurs usages
  • l’appui à la mise en œuvre des politiques publiques
  • la gestion et l’appui aux gestionnaires d’espaces naturels
  • l’appui aux acteurs et la mobilisation de la société

Le cabinet appuie le directeur général dans la gestion courante de son agenda, de ses déplacements et de sa correspondance. Il prépare, en lien avec les directions métiers, les dossiers de préparation des rencontres et déplacements, et appui le directeur général dans le contrôle des orientations stratégiques de l’établissement.

Le cabinet de la direction générale supervise également l’organisation des instances de décision et de consultation de l’Office français de la biodiversité (OFB), tant en ce qui concerne sa gouvernance interne (comité exécutif et de direction), qu’externe (conseil d’administration et comité d’orientation). 

Le cabinet constitue l’interface entre les directions nationales, les directions générales déléguées et le directeur général, pour toutes les problématiques relevant de sa responsabilité. 

L’assistant(e) administratif du cabinet du directeur général travaille sous la supervision de la cheffe de cabinet. 

Mission

  • Assister la cheffe de cabinet et le pool administratif de la direction générale dans la gestion quotidienne des déplacements du DG et de son courrier ; 
  • Contribuer à la gestion administrative des activités organisées par le cabinet de la direction générale (événements et instances) ;

Activités principales

Appui au suivi administratif des déplacements de la direction générale    

  • Appuyer à l’organisation des déplacements du directeur général et du comité exécutif (réservations de billets et d’hôtels, inscriptions, déplacements…) et consolider les bons de commande et les états de frais ;
  • Gérer les prestataires et l’exécution du budget des fonctions support (déplacements, consommables, abonnement etc.) ; 

Appui à la gestion administrative des événements et des instances

  • Appuyer à la préparation logistique en amont des réunions des instances et des événements organisés par le cabinet du directeur général ;
  • Contribuer au suivi administratif ante et post de ces événements (réservations, bons de commande, réservations, états de frais, services faits…). 

Appui à la gestion de la correspondance du directeur général 

  • Mettre en forme et valoriser des supports écrits ;
  • Assurer la transmission des courriers aux interlocuteurs identifiés ;
  • Rédiger des documents simples et les classer ;
  • Assurer ponctuellement l’accueil physique et téléphonique des correspondants de la direction générale et de son cabinet ;

Relations liées au poste

Relations internes :

  • Services du cabinet 
  • Directions générales déléguées 

 

Relations externes :

  • Partenaires de l’OFB ;
  • Fournisseurs, prestataires.

Compétences et qualités requises

Connaissances :

  • Applications informatiques métier
  • Bureautique et outils collaboratifs
  • Classement, archivage
  • Techniques de secrétariat

Savoir-faire opérationnel :

  • Savoir s’organiser
  • Prioriser
  • Rédiger et mettre en forme un document
  • Vérifier et transmettre des informations 
  • Rendre compte
  • Archiver

 

Savoir-être professionnel :

  • Sens des relations humaines
  • Faire preuve de discrétion
  • Réactivité
  • Rigueur
  • Travail en équipe
  • Discrétion

Diplômes – Formation – Expérience :

  • Préparation d'un diplôme de niveau Bac+3 (Licence)

 

Dépôt de candidature

Pour déposer une candidature, les documents suivants vous seront demandés :

  • CV
  • Lettre de motivation
  • Diplôme le plus élevé obtenu
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