Office français de la biodiversité

Chef d'unité gestion administrative et paye des contractuels H/F

Référence : 2024/2614
Affectation : Direction des ressources humaines
Catégorie : A
Résidence administrative : Vincennes (94)
Statut du poste : Vacant
Date limite de candidature : 04/07/2024

Information générale

Positionnement hiérarchique : Sous l’autorité de la Cheffe de service gestion administrative et paie.

Conditions d’emploi : Emploi permanent à pourvoir soit par un fonctionnaire (détachement ou PNA) ou un agent déjà en CDI de droit public (portabilité envisageable) ; soit en CDD de 3 ans (Rémunération : selon expérience professionnelle.)

Durée minimale attendue sur le poste : 3 ans

Créé le 1er janvier 2020, l’Office français de la biodiversité (OFB) est un établissement public administratif dédié à la sauvegarde de la biodiversité sous la tutelle des ministres chargés de l’environnement et de l’agriculture. Doté d’un budget de 492 millions d’euros (budget initial 2022), il s’appuie sur l’expertise de près de 3 000 agents, dont une grande partie agit sur le terrain avec, notamment, 1 700 inspecteurs de l’environnement. 

L’établissement est au cœur de l’action pour la préservation du vivant dans les milieux aquatiques, terrestres et marins, tant en métropole que dans les Outre-mer. Les équipes interviennent chaque jour pour lutter contre l’érosion de la biodiversité face aux pressions exercées par la destruction et la fragmentation des milieux naturels, les multiples pollutions, la surexploitation des ressources naturelles, les conséquences du changement climatique, l’introduction d’espèces exotiques envahissantes.

 A ce titre, l’OFB est responsable de 5 missions complémentaires :

  • la police de l’environnement et la police sanitaire de la faune sauvage
  • la connaissance, la recherche et l’expertise sur les espèces, les milieux et leurs usages
  • l’appui à la mise en œuvre des politiques publiques
  • la gestion et l’appui aux gestionnaires d’espaces naturels
  • l’appui aux acteurs et la mobilisation de la société

En son sein, la direction des ressources humaines (environ 80 agents) a pour mission :

  1. de piloter l’allocation des moyens de l’établissement en matière d’emploi, d’organisation et de compétences ;
  2. de gérer les personnels, la masse salariale et la paie ;
  3. de définir les politiques de recrutement, de rémunération, de gestion de la carrière et de formation interne ;
  4. de définir la politique sociale, conduire la politique de prévention des risques professionnels et d’amélioration de la qualité de vie au travail et structurer le cadre de travail des agents (règlement intérieur, principes de management…) ;
  5. d’organiser le dialogue social.

Elle est organisée en quatre services et trois unités de pilotage transverses et est basée sur les 5 sites nationaux de l’OFB (Vincennes, Paris, Auffargis, Brest et Montpellier), et sur les deux centres de formation (Dry et Boves) dont elle a la responsabilité. Elle agit pour le compte de l’OFB mais aussi sur certains champs RH (paye, formation, carrière) pour le compte des parcs nationaux, établissements publics rattachés à l’OFB.

La direction des ressources humaines a engagé un projet de modernisation de son système d’information des ressources humaines (SIRH) par la mise en place de l’outil interministériel RenoiRh.

La réalisation de ce projet nécessite un apport d’expertise, d’analyse et de réalisations de la part des gestionnaires du service gestion administrative et paie.

Mission

Au sein du service gestion administrative et paie de la DRH, assurer l’encadrement de l’unité de gestion administrative et paie des contractuels. Cette unité sera composée de 6 gestionnaires dont 4 localisés à Vincennes, 1 à Pérols et 1 à Brest. Le pilotage de cette unité et de ses activités devra être réalisé en coordination avec les unités de gestion des fonctionnaires et du contrôle de paie afin de se conformer au calendrier de gestion et de paie.

Activités principales

Encadrer l’unité et diriger l'unité :
-    Organiser, animer et veiller à répartir la charge de travail au sein de l’équipe.
-    Fixer les objectifs et évaluer les agents (entretiens professionnels et de formation).
-    Organiser et sécuriser la gestion administrative et la paie dans le nouveau SIRH (RenoiRH) et dans le cadre de la politique de rémunération de l’établissement.
-    Evaluer le fonctionnement de l’unité, notamment en période de changement d’outils et au regard du contexte évolutif du service.
-    Accompagner le développement des compétences de l’équipe en formalisant des procédures et en les déployant.
-    Identifier les besoins de formation, et travailler sur un plan de formation spécifique au service, en lien avec la cheffe de service.
-    Assurer le lien avec les directions, l’agence comptable et le contrôleur budgétaire sur les dossiers de recrutement des personnels contractuels.

Assurer une gestion administrative de qualité des contractuels de l’établissement :
- Veiller à la préparation par les gestionnaires des dossiers de prise en charge des dossiers de contractuels à partir de leur promesse d’embauche et contrôler les dossiers de recrutement. 
-Organiser la production et la réception de l’ensemble des pièces justificatives nécessaires à leur prise en charge par l’OFB.
-Organiser la production de l’ensemble des actes administratifs relatifs à la situation des agents : décision de mobilité interne, arrêté d’avancement d’échelon pour les quasi-statuts, décision de temps partiel, décision congé maternité, paternité ou parental,  décision de demi-traitement, des décisions de passage en congé grave maladie, affectation de longue durée, reconnaissance CITIS …
- Veiller aux déclarations maladie/maternité/paternité auprès des caisses primaires d’assurance maladie et à la bonne gestion des IJSS dans les dossiers des agents. 
-Organiser le traitement des fins de contrats (ICCP, Attestation pôle emploi, certificat de travail) par les gestionnaires.
- Organiser le classement des pièces justificatives dans les dossiers individuels des agents.
- Veiller à la fiabilisation des données agents dans le SIRH pour les déclarations DSN.
- Mettre en œuvre des procédures de contrôle interne, en lien avec l’unité contrôle.
- Participer aux travaux et projets transverses de la DRH.

Organiser la préparation et la liquidation de la paie des contractuels :
- Organiser le recueil des éléments liés à la paie et leur saisie en veillant au respect du calendrier de paie.
- Assurer un contrôle de premier niveau des mouvements de paie notamment en veillant à l’exhaustivité des pièces justificatives et à leur conformité réglementaire.
- Analyser les anomalies constatées et leur origine et proposer des actions correctives à différent niveaux de la chaîne.
- Participer à la rédaction de procédures et fiches de saisies.
- Mettre en œuvre les campagnes collectives (SFT, indemnisation des CET, mutuelles, télétravail, astreintes et heures supplémentaires, FMD), le cas échéant en lien avec l’unité contrôle.

Assurer la relation à l’agent et auprès de tiers :
- Organiser le conseil et l’information auprès des agents quant à leur situation individuelle (explication sur rémunération, demande de différentes attestations etc.) en collaboration avec les correspondants RH en région et les différents services de la DRH. Dans ce cadre, instaurer des relations de travail en assurant un échange bilatéral tant dans le domaine de l'élaboration de la paie que dans le domaine de la réglementation.

Apporter un appui au pilotage de l’activité :
-Concevoir, développer, mettre en place et actualiser des outils de suivi et d’échanges en lien avec l’unité de gestion des fonctionnaires afin d’harmoniser les processus au sein du service
- Participer à la diffusion de la veille réglementaire du service auprès des équipes en mode transversal.
-Accompagner le changement organisationnel au sein de l’équipe en formalisant les nouveaux processus et la diffusion de ceux-ci.
-Accompagner la montée en compétences des différentes équipes en travaillant avec la cheffe de service à une formalisation de plans de formation internes au service et en lien avec celui qui sera développé par la DRH.

 

Relations liées au poste

Relations internes :

  • Agents de l’établissement
  • Services de la DRH
  • Correspondants administratifs en région
  • Agence comptable
  • Département des systèmes d'informations

Relations externes :

  • Partenaires institutionnels (Ministère de la Transition écologique et solidaire, MASA, services déconcentrés de l’État, Collectivités territoriales...)…

Profil recherché

Fonctionnaire de catégorie A ou contractuel détenteur d'un diplôme de niveau Bac+5 (master 2).

  • Expérience significative en management et dans le domaine de la gestion administrative et de la paye.
  • Bonne maîtrise des logiciels bureautiques (tableurs).
  • Maîtrise de RenoiRH souhaitable.

Compétences et qualités requises

Connaissances :

- Connaissance du statut de la fonction publique et des différentes applications réglementaires notamment celles relatives à la gestion des personnels contractuels.
-Maitrise des règles de paie (processus indemnitaires…), de la gestion de la maladie auprès des caisses, et de la règlementation relative aux fins de contrat.

Savoir-faire opérationnel :

- Manager et organiser le travail d’une équipe, hiérarchiser les tâches en tenant compte des contraintes et des échéances
- Donner du cadre, accompagner, stimuler et favoriser le travail collaboratif
- Travailler en réseau et être force de proposition
- Suivre les procédures et appliquer les dispositions réglementaires du domaine de la gestion des ressources humaines de la fonction publique
- Comprendre et expliquer la réglementation applicable et faciliter les démarches dans des situations courantes de gestion
- Rédiger des courriers administratifs 
- Utiliser les logiciels de gestion RH et les logiciels bureautique (traitement de texte et tableur)
- Rendre compte de son activité et de l'état d'avancement des dossiers à sa hiérarchie


Savoir-être professionnel :

- Confidentialité exigée
- Capacité à travailler en équipe,
- Sens de l’organisation,
- Sens des relations humaines,
- Sens de l’initiative et de l'autonomie,
- Capacité d’écoute
- Rigueur et méthodologie, réactivité.


Conditions d'exercice / sujétions particulières

Télétravail : autorisation de télétravailler accordée en fonction des nécessités de service à hauteur d’au moins un jour par semaine et pouvant être augmentée chaque semaine au regard des missions et de l’activité.

Poste nécessitant une présence physique sur site et des déplacements réguliers sur les autres sites (au moins une fois par mois).

Dépôt de candidature

Pour déposer une candidature, les documents suivants vous seront demandés :

  • CV
  • Lettre de motivation
  • Pour les fonctionnaires uniquement : dernier arrêté de situation administrative
  • Pour les non titulaires : diplôme le plus élevé obtenu
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