Positionnement hiérarchique : Sous l’autorité du chef d’unité formation collective
Conditions d’emploi : Emploi permanent à pourvoir soit par un fonctionnaire (détachement ou PNA) ou un agent déjà en CDI de droit public (portabilité envisageable) ; soit en CDD de 3 ans (rémunération selon expérience professionnelle comprise entre 2 238 € et 2 913 € brut par mois)
Durée minimale attendue sur le poste : 3 ans
Créé le 1er janvier 2020, l’Office français de la biodiversité (OFB) est un établissement public administratif dédié à la sauvegarde de la biodiversité sous la tutelle des ministres chargés de l’environnement et de l’agriculture. Doté d’un budget de 492 millions d’euros (budget initial 2022), il s’appuie sur l’expertise de près de 3 000 agents, dont une grande partie agit sur le terrain avec, notamment, 1 700 inspecteurs de l’environnement.
L’établissement est au cœur de l’action pour la préservation du vivant dans les milieux aquatiques, terrestres et marins, tant en métropole que dans les Outre-mer. Les équipes interviennent chaque jour pour lutter contre l’érosion de la biodiversité face aux pressions exercées par la destruction et la fragmentation des milieux naturels, les multiples pollutions, la surexploitation des ressources naturelles, les conséquences du changement climatique, l’introduction d’espèces exotiques envahissantes.
A ce titre, l’OFB est responsable de 5 missions complémentaires :
Dans ce cadre, pour assurer une compétence homogène de ses agents et pour créer une culture commune, l’OFB déploie un effort de formation interne conséquent tout en continuant d’assurer la formation auprès d’acteurs de la biodiversité à travers des conventions.
- Organiser le suivi des actions de formation collective sur le plan logistique, administratif et financier ;
- Organiser et évaluer les actions de formation ;
- Conseiller les agents et les services.
Assurer la gestion administrative, logistique et budgétaire des formations continues et initiales :
• Assurer la gestion et le suivi des inscriptions internes et externes aux stages, en application des procédures internes et des conditions prévues dans les conventions avec les différents partenaires et à l’aide d’un logiciel de gestion des formations ;
• Assister, conseiller et orienter les agents des services et des partenaires de l’OFB ;
• Gérer la logistique (date, lieu, hébergement, restauration, location de salle, transports collectifs…) ;
• Assurer le lien avec les intervenants ;
• Établir, mettre en forme et transmettre les pièces justificatives aux services comptables (devis, bons de commande, factures, …) à travers le logiciel de comptabilité ;
• Certifier les services faits (factures) ;
• Suivre les inscriptions, préparer les dossiers de convocations (fiches pratiques, plans d’accès, conventions) ;
• Se charger des procédures de fin de stage (contrôle, émargement, évaluations) ;
• Assurer la saisie et l’analyse des évaluations des formations ;
• Assurer l’archivage papier et numérique.
Optimiser les processus liés à l'organisation des formations :
• Formaliser les demandes d'amélioration ou d'évolution des outils et procédures ;
• Contribuer à développer la démarche visant à améliorer les processus (Qualiopi).
• Participer au déploiement du nouveau système d’information du service (Training orchestra) ;
• Contribuer à la démarche écoresponsable dans l’utilisation et la dématérialisation des différents supports pédagogiques.
Relations internes :
- Chargé.e.s de mission formation de l’unité formation collective
- Chargé.e.s de mission organisant des formations pour les acteurs de la biodiversité
- Centres de formation OFB
- Formateurs (vacataires) et experts contenus OFB
- Stagiaires OFB
- Autres services de la DRH (paie, …)
- Services de la direction des finances (achat, recettes, …)
Relations externes :
- Centres et sites d'accueil
- Centrales de réservation (hébergements, transports)
- Formateurs vacataires extérieurs
- Stagiaires extérieurs, personnels des services ressources humaines/formation des établissements clients
- Prestataires et fournisseurs de l’OFB (informatique, logistique, pédagogique…).
Fonctionnaire de catégorie B ou contractuel détenteur d'un diplôme de niveau bac minimum.
Connaissances :
- Règles de l’achat public
- Techniques et outils d’évaluation d’une formation
- Procédures liées à la mise en œuvre du plan de formation dans l’établissement
- Connaissance des domaines et des services concernés par les besoins de compétences (contexte, enjeux, missions, organisations)
- Logiciels bureautique et maintenance informatique de premier niveau
Savoir-faire opérationnel :
- Logistique (organisation d’événements)
- Gestion administrative
- Gestion des délais et des priorités
- Rédactionnel
- Informatique : bureautique (texte et bases de données) et logiciels spécialisés
Savoir-être professionnel :
- Écoute
- Sens de l’organisation
- Rigueur
- Réactivité
- Discrétion
- Adaptation
- Sens du travail en équipe
- Qualités relationnelles
Pour déposer une candidature, les documents suivants vous seront demandés :
