Assistant administratif en service départemental H/F

Information générale

Positionnement hiérarchique : Sous l’autorité du chef de service

Conditions d’emploi : Emploi permanent à pourvoir soit par un fonctionnaire (détachement ou PNA) ou un agent déjà en CDI de droit public (portabilité envisageable) ; soit en CDD de 3 ans (rémunération selon expérience professionnelle comprise entre 2 127 € et 2 368 € brut par mois)

Durée minimale attendue sur le poste : 3 ans

Créé le 1er janvier 2020, l’Office français de la biodiversité (OFB) est un établissement public administratif dédié à la sauvegarde de la biodiversité sous la tutelle des ministres chargés de l’environnement et de l’agriculture. Doté d’un budget de 492 millions d’euros (budget initial 2022), il s’appuie sur l’expertise de près de 3 000 agents, dont une grande partie agit sur le terrain avec, notamment, 1 700 inspecteurs de l’environnement.

L’établissement est au cœur de l’action pour la préservation du vivant dans les milieux aquatiques, terrestres et marins, tant en métropole que dans les Outre-mer. Les équipes interviennent chaque jour pour lutter contre l’érosion de la biodiversité face aux pressions exercées par la destruction et la fragmentation des milieux naturels, les multiples pollutions, la surexploitation des ressources naturelles, les conséquences du changement climatique, l’introduction d’espèces exotiques envahissantes.

A ce titre, l’OFB est responsable de 5 missions complémentaires :

la police de l’environnement et la police sanitaire de la faune sauvage
la connaissance, la recherche et l’expertise sur les espèces, les milieux et leurs usages
l’appui à la mise en œuvre des politiques publiques
la gestion et l’appui aux gestionnaires d’espaces naturels
l’appui aux acteurs et la mobilisation de la société

Mission

L’agent sera placé sous l’autorité hiérarchique du Chef du service départemental de la Loire-Atlantique et sous l’autorité fonctionnelle de la Cheffe de service régional administratif.

L’agent assurera, à mi-temps pour chacun des deux services, les missions suivantes :

Sous l'autorité directe du Chef de Service départemental (CSD) et du Chef de service départemental adjoint (CSDA), l’assistant administratif apporte un soutien administratif au service, en assurant des missions d’accueil, gestion du standard, de secrétariat, de logistique et d’intendance. Il/elle est chargé(e) de la préparation et du suivi des dossiers administratifs. Il/elle apporte également sa contribution en tant que personnel de proximité dans les domaines comptable, budgétaire, logistique, de la gestion des ressources humaines ainsi que sur divers champs techniques

Sous l’autorité du chef de service régional administratif, l’assistant(e) administratif(ve) apporte un soutien administratif au service via le suivi de certains dossiers régionaux spécifiques.

Activités principales

Pour le service départemental

Accueil / Secrétariat

Assurer l'accueil téléphonique et physique (public, sociétés de maintenance, facteur...)
Gestion du courrier
Gestion de l'archivage numérisé et papier (dossiers techniques, PV, avis techniques, comptes rendus de réunion, etc.)
Reprographie
Gestion des commandes de matériel (tenue de l’inventaire du service, évaluation des stocks/besoins, liste des achats)
Création et mise à jour de bases de données
Appui au chef de service départemental pour tenir à jour les tableaux de suivi de l’activité du service (signalements, sollicitations, demandes d’avis techniques, etc.)

Appui comptable, budgétaire et logistique

Assurer la commande, la réception, la vérification des livraisons, et la transmission du service fait au service administratif régional
Appuyer les correspondants logistiques dans le suivi de l’inventaire du matériel individuel et collectif
Contribuer à l’établissement et au suivi de tableaux de bord et de statistiques en matière budgétaire
Recenser et gérer les besoins de fonctionnement en matériel de fournitures administratives, et techniques, maintenance/entretien et calibrage de matériels techniques
Appuyer le Chef de service départemental dans le suivi du parc automobile (entretien, révision, commandes…)

Appui à la gestion des Ressources Humaines

Assurer l’accueil des nouveaux arrivants
Assurer la transmission, la vérification et le suivi de documents liés aux ressources humaines (promotion, recensement des grévistes, Compte épargne temps, accident du travail…)
Assurer le suivi des formations
Assurer le suivi des visites médicales

Pour la Délégation de Façade

Appui comptable

Assurer la commande, la réception, la vérification des livraisons, et la transmission du service fait au service administratif régional
Appuyer les correspondants logistiques dans le suivi de l’inventaire du matériel individuel et collectif
Contribuer à l’établissement et au suivi de tableaux de bord et de statistiques en matière budgétaire
Recenser et gérer les besoins de fonctionnement en matériel de fournitures administratives, et techniques

Appui logistique :

Assurer la commande, la réception, la vérification des livraisons, et la transmission du service fait au service administratif régional
Gestion des réservations de train/hôtels
Organiser les tables rondes, réunions et séminaires (réservations de salles, de traiteurs)

Relations liées au poste

Relations internes :

L’ensemble du personnel du service départemental
L’ensemble du personnel de la délégation de Façade
Services de la Direction Régionale
Directions nationales

Relations externes :

Services et opérateurs de l’Etat (Direction départementale des territoires, Direction régionale de l'environnement, de l'aménagement et du logement, …)
Fournisseurs, prestataires
Collectivités territoriales
Acteurs de la biodiversité (association, organisation professionnelles, …)
Citoyens et usagers

Profil recherché

Fonctionnaire de catégorie C
Aucun diplôme minimum requis
Expériences en secrétariat administratif

Compétences et qualités requises

Connaissances :

Connaissance du fonctionnement administratif
Connaissance des politiques publiques et de la réglementation dans le domaine de la biodiversité souhaitée
Connaissance en comptabilité publique et achat public

Savoir-faire opérationnel :

Qualités rédactionnelles
Travailler en réseau et favoriser le travail collaboratif
Maitriser des logiciels de bureautique

Savoir-être professionnel :

Bonne expression orale,
Sens du relationnel,
Sens de l'organisation,
Sens de l'initiative,
Savoir rendre compte.

Conditions d'exercice / sujétions particulières

Permis B
Déplacements ponctuels :
- en local : vers d’autres implantations de l’OFB et en cas de besoin vers d’autres services de l’état
- Pour suivre des formations initiales et continues
- Plages horaires compatibles avec les livraisons et l’accueil

Dépôt de candidature

Pour déposer une candidature, les documents suivants vous seront demandés :

CV
Lettre de motivation
Pour les fonctionnaires uniquement : dernier arrêté de situation administrative
Pour les non titulaires : diplôme le plus élevé obtenu