Chef d'unité gestion administrative et paye des contractuels H/F

Encadrer l’unité de gestion administrative et paie des contractuels :

• Assurer l’encadrement hiérarchique des agents de l’unité gestion des contractuels.
• Optimiser le fonctionnement de l’unité notamment en période de changement d’outils et au regard du contexte évolutif du service.
• Organiser et sécuriser la gestion administrative et la paie dans le nouvel SIRH et dans le cadre de la politique de rémunération de l’établissement
• Déployer le contrôle de supervision au sein de l’unité
• Participer à la montée en compétence des agents du service
• Assurer le lien avec le contrôleur budgétaire sur les dossiers de recrutement des quasi-statuts et des contractuels mis à disposition (nouveaux dossiers, renouvellements et avenants)
• Organiser le plan de charge de l’équipe sous l’autorité de la cheffe de service et en coordination avec l’activité des autres unités du service en respectant les priorités fixées par la direction de l’établissement.
• Assurer le lien avec le prestataire de mise à disposition de personnels temporaires (intérimaires) et les services concernés

Assurer une gestion administrative de qualité des contractuels de l’établissement :

• Veiller à la préparation par les gestionnaires des dossiers de prise en charge des dossiers de contractuels, vacataires, intérimaires, CAE, ESC/VSC, apprentis et stagiaires gratifiés, à partir de leur promesse d’embauche et contrôle des reclassements des différents dossiers de recrutement et des contrats élaborés, dans les délais impartis (suivi du plan de charge sur le tableau partagé avec l’unité ECO en prenant en compte les délais de transmission des pièces par les candidats, des contrôles CB et du calendrier paie)
• Organiser la production et la réception de l’ensemble des pièces justificatives nécessaires à leur prise en charge par l’OFB.
• Transmission au CB des contrats de projet, contrats QS (d’une durée supérieure à un an) et leurs avenants
• Transmission au CB d’un suivi des contrats inférieurs à un an mais dont la durée cumulée est supérieure à un an, accompagné des pièces justificatives
• Veiller aux déclarations des mouvements RH (entrée et départ)
• Organiser la production de l’ensemble des actes administratifs relatifs à la situation des agents : décision de mobilité interne, de changement de RA, décisions indemnitaires, décisions d’avancement d’échelon et de promotion pour les quasi-statuts, décision de temps partiel, décision congé maternité, paternité ou parental,  décision de demi-traitement, des décisions de passage en congé grave maladie, affectation de longue durée, reconnaissance CITIS …
• Veiller aux déclarations maladie/maternité/paternité auprès des caisses primaires d’assurances maladie et à la bonne gestion des IJSS dans les dossiers des agents.
• Mettre à jour le tableau des contrats pour assurer le suivi des échéances
• Assurer le suivi des échéances de contrats (notamment QS) en lien avec l’unité ECO et les directions concernées (pour assurer la publicité des vacances d’emploi dans les délais règlementaires et informer les agents  dans les délais de prévenance)
• Organiser le traitement des fins de contrats en lien avec l’unité ECO (Courriers accusés réception démission, courriers de prévenance fin ou renouvellement de contrat, ICCP, Attestation pôle emploi, certificat de travail) par les gestionnaires
• Organiser le traitement des demandes de congé sans rémunération en lien avec le service gestion des processus collectifs et appui au réseau RH de proximité (courriers, décisions…)
• Organiser le suivi des maîtres d’apprentissage dans le cadre du paiement de l’allocation forfaitaire annuelle 
• Organiser le suivi des VSC afin de transmettre mensuellement un tableau des effectifs pour la protection sociale Unéo ;
• Organiser le classement des pièces justificatives dans les dossiers individuels des agents
• Veiller à la fiabilisation des données agents dans le SIRH pour les déclarations DSN et pour la gestion de la carrière des agents du QS
• Mettre en œuvre des procédures de contrôle interne
• Participer aux travaux et projets transverses de la DRH

Organiser la préparation et la liquidation de la paie des contractuels :

• Organiser le recueil des éléments liés à la paie et leur saisie en veillant au respect du calendrier de paie.
• Assurer un contrôle de premier niveau du GEST notamment en veillant à l’exhaustivité des pièces justificatives et à leur conformité réglementaire.
• Assurer un feedback des anomalies de paie constatées  aux gestionnaires soit en contrôle de premier niveau, soit par l’unité de contrôle au sein du service soit par l’agence comptable soit suite aux retours du SLR
• Participer à la rédaction de procédures et fiches de saisies
• Mettre en œuvre les campagnes collectives (SFT, indemnisation des CET, mutuelles, télétravail, Astreintes et heures supplémentaires, FMD)

Assurer la relation à l’agent et auprès de tiers :

• Organiser le conseil et l’information auprès des agents quant à leur situation individuelle (explication sur rémunération, statuts, demande de différentes attestations etc.) en collaboration avec les correspondants RH en région et les différents services de la DRH. Dans ce cadre, instaurer des relations de travail en assurant un échange bilatéral tant dans le domaine de l'élaboration de la paie que dans le domaine de la réglementation

Apporter un appui au pilotage de l’activité :

• Concevoir, développer, mettre en place et actualiser des outils de suivi et d’échanges en lien avec l’unité de gestion des fonctionnaires afin d’harmoniser les processus au sein du service
• Participer à la diffusion de la veille réglementaire du service auprès des équipes en mode transversal
• Accompagner le changement organisationnel au sein de l’équipe en formalisant les nouveaux processus et la diffusion de ceux-ci
• Accompagner la montée en compétences des différentes équipes en travaillant avec la cheffe de service à une formalisation de plans de formation internes au service et en lien avec celui qui sera développé par la DRH.