Chargé de gestion administrative et de paie H/F

Information générale

Positionnement hiérarchique : Sous l’autorité de la cheffe de service.

Conditions d’emploi : Emploi permanent à pourvoir soit par un fonctionnaire (détachement ou PNA) ou un agent déjà en CDI de droit public (portabilité envisageable) ; soit en CDD de 3 ans (rémunération selon expérience professionnelle comprise entre 2 110 € et 2 876 € brut par mois).

Durée minimale attendue sur le poste : 3 ans

Créé le 1er janvier 2020, l’Office français de la biodiversité (OFB) est un établissement public administratif dédié à la sauvegarde de la biodiversité sous la tutelle des ministres chargés de l’environnement et de l’agriculture. Doté d’un budget de 492 millions d’euros (budget initial 2022), il s’appuie sur l’expertise de près de 3 000 agents, dont une grande partie agit sur le terrain avec, notamment, 1 700 inspecteurs de l’environnement.

L’établissement est au cœur de l’action pour la préservation du vivant dans les milieux aquatiques, terrestres et marins, tant en métropole que dans les Outre-mer. Les équipes interviennent chaque jour pour lutter contre l’érosion de la biodiversité face aux pressions exercées par la destruction et la fragmentation des milieux naturels, les multiples pollutions, la surexploitation des ressources naturelles, les conséquences du changement climatique, l’introduction d’espèces exotiques envahissantes.

A ce titre, l’OFB est responsable de 5 missions complémentaires :

la police de l’environnement et la police sanitaire de la faune sauvage
la connaissance, la recherche et l’expertise sur les espèces, les milieux et leurs usages
l’appui à la mise en œuvre des politiques publiques
la gestion et l’appui aux gestionnaires d’espaces naturels
l’appui aux acteurs et la mobilisation de la société

Au sein de la direction générale déléguée Ressources, la direction des ressources humaines (environ 100 agents) a pour mission :

de piloter l’allocation des moyens de l’établissement en matière d’emplois, d’organisation et de compétences ;
de gérer les personnels, la masse salariale et la paie ;
de définir les politiques de recrutement, de rémunération, de gestion de la carrière et de formation interne ;
de définir la politique sociale,
de conduire la politique de prévention des risques professionnels et d’amélioration de la qualité de vie au travail et structurer le cadre de travail des agents (règlement intérieur, principes de management…) ;
d’organiser le dialogue social.

Elle est actuellement organisée en quatre services et deux unités de pilotage transverses et est basée sur les 4 sites nationaux de l’OFB (Vincennes, Auffargis, Brest et Pérols), et sur les deux centres de formation (Dry et Boves) dont elle a la responsabilité. Elle agit pour le compte de l’OFB mais aussi sur certains champs RH (paie, formation, carrière) pour le compte des parcs nationaux, établissements publics rattachés à l’OFB.

L’OFB prépare actuellement la transition vers le Système d’Information des Ressources Humaines (SIRH) interministériel RenoiRH, utilisé par de nombreux ministères et établissements publics, avec une bascule prévue au 1er janvier 2024. Ce projet a pour objectif de fluidifier, standardiser et sécuriser les procédures et améliorer dans l’avenir les conditions de travail des agents de la DRH et le traitement des situations individuelles des personnels. RenoiRH a vocation à remplacer l’application actuelle de gestion de la paie (Astre), et pour partie l’application de gestion administrative (Virtualia), qui continuera d’être utilisée transitoirement pour la gestion des temps. La DRH utilise déjà RenoiRH, depuis le 1er janvier 2022, pour gérer la carrière des techniciens et agents techniques de l’environnement.

L’OFB s’appuiera également sur le service de paye à façon proposé par la Direction Générale des Finances Publiques (DGFiP) qui calculera et émettra les bulletins de paie.

Dans ce contexte, l’organisation de la DRH est susceptible d’évoluer pour répondre aux enjeux de l’établissement et au changement de système.

Le chargé de gestion administrative et de paie a vocation à prendre part à la migration vers RenoiRH et vers la paye à façon et à s’insérer dans la future organisation.

Mission

Sous l’autorité de la cheffe de service, le chargé de gestion administrative et de paie assure les missions de gestion administrative (GA) et paie d’un portefeuille « agents » de l'OFB, dans le respect de la réglementation.

Activités principales

Sur le champ d’un portefeuille d’agents, éventuellement partagé avec un ou plusieurs de ses collègues également en charge de la GA et de la paie, le titulaire du poste sera chargé des missions suivantes (susceptibles d’évoluer à la marge dans le cadre du chantier de raccordement à RenoiRH et des travaux relatifs à la nouvelle organisation) :

Assurer la gestion administrative des dossiers agents et instruire les droits des agents au regard de la réglementation et du portefeuille alloué (fonctionnaires, contractuels de droit public et agents de droit privé : Instruction, classement et mise à jour des dossiers ;
Préparer et produire les actes individuels (contrats ou avenants aux contrats, décisions, suivi de la signature, attestations, etc.) liés aux événements de carrière (recrutement, affectation, congés, etc.) ;
Notifier ces actes aux agents et les transmettre à leurs responsables/gestionnaires de proximité ;
Participer aux campagnes collectives (SFT, CET, GIPA …) ;
Assurer le suivi des maladies et du versement des indemnités journalières des différentes CPAM;
- Créer et tenir à jour les dossiers des agents dans le SIRH (RenoiRH) ;
- Etablir les attestations et documents de liaison destinés aux mutuelles;
- Rédiger des courriers à l’attention des agents.

Collecter les éléments de paie puis les codifier dans RenoiRH et en assurer le suivi jusqu’à la bonne prise en compte en paie ;
Transmettre l’ensemble des pièces justificatives nécessaires au contrôle de l’Agence Comptable;
Contrôler la paie des agents (mouvements) ;
Détecter, analyser et corriger les anomalies de paye en premier niveau ;
Analyser et corriger les anomalies de paye éventuellement détectées par les acteurs du contrôle de 2^ème niveau (contrôle qualité, agence comptable, service liaison rémunération) ;
Editer et vérifier les différents états de paies et de charges;
Etablir les bordereaux de paiement aux différents organismes;
Répondre aux demandes des agents et des RH de proximité ;
Procéder au classement et à l'archivage des dossiers administratifs ;
Renseigner les tableaux de suivi pour le pilotage transverse de l'activité de gestion ;
Fiabiliser les données du SIRH.

Relations liées au poste

Relations internes :

Agents de l’établissement
Services de la DRH, directions partenaires (Direction financière, Direction des systèmes d’information, agence comptable)
Services administratifs des Directions régionales et nationales.

Relations externes :

DGFiP
CISIRH
Ministères de tutelle (MTECT, MASA) ;
Prestataires externes.

Profil recherché

Fonctionnaire de catégorie B ou contractuel détenteur d'un diplôme de niveau bac minimum.

Expérience significative en gestion intégrée GA/paie.

Une connaissance du logiciel RenoiRH serait un plus.

Compétences et qualités requises

Connaissances :

Connaissance des textes réglementaires et des statuts des personnels de la fonction publique;
Connaissance de la législation dans le domaine de la gestion des ressources humaines de la fonction publiqueet plus spécifiquement de la paie et de la carrière ;

Savoir-faire opérationnel :

Gérer la paie et la carrière ;
Maitriser les logiciels bureautiques (Pack Office, tableurs);
Connaitre le logiciel de gestion RenoiRH ;
Avoir une bonne qualité rédactionnelle ;
Hiérarchiser les tâches;
Suivre les procédures;
Rendre compte de son activité et de l'état d'avancement des dossiers à sa hiérarchie;
Organiser, mettre à jour et classer les dossiers du personnel.

Savoir-être professionnel :

Sens de la confidentialité ;
Rigueur et méthode ;
Organisation ;
Travail en équipe ;
Adaptabilité et réactivité ;
Initiative et autonomie ;
Qualités relationnelles et capacités de communication.

Conditions d'exercice / sujétions particulières

Télétravail possible : Oui

Respect des règles de déontologie.

Respect des règles de confidentialité.

Contraintes liées au calendrier de la paye.

Déplacements ponctuels sur les différents sites nationaux de l’OFB à prévoir.

Dépôt de candidature

Pour déposer une candidature, les documents suivants vous seront demandés :

CV
Lettre de motivation
Pour les fonctionnaires uniquement : dernier arrêté de situation administrative
Pour les non titulaires : diplôme le plus élevé obtenu