Office français de la biodiversité

Intérim - Assistant administratif H/F

Référence : 2023/1299
Affectation : Pôle administratif et financier
Catégorie : B
Résidence administrative : Vincennes (94)
Date limite de candidature : 30/06/2023

Information générale

Positionnement hiérarchique : Sous l’autorité de la cheffe de pôle

Conditions d’emploi : Contrat d'intérim à pourvoir jusqu'au 31 décembre 2023, (renouvellement de mission possible jusqu'à 36 mois). Rémunération selon expérience professionnelle : taux horaire compris entre 11,56 € brut et 14,98 € brut (en moyenne, rémunération brute mensuelle comprise entre 1 709 € et 2 215 €, selon expérience et nombres d'heures travaillées dans le mois).

Créé le 1er janvier 2020, l’Office français de la biodiversité (OFB) est un établissement public administratif dédié à la sauvegarde de la biodiversité sous la tutelle des ministres chargés de l’environnement et de l’agriculture. Doté d’un budget de 492 millions d’euros (budget initial 2022), il s’appuie sur l’expertise de près de 3 000 agents, dont une grande partie agit sur le terrain avec, notamment, 1 700 inspecteurs de l’environnement. 

L’établissement est au cœur de l’action pour la préservation du vivant dans les milieux aquatiques, terrestres et marins, tant en métropole que dans les Outre-mer. Les équipes interviennent chaque jour pour lutter contre l’érosion de la biodiversité face aux pressions exercées par la destruction et la fragmentation des milieux naturels, les multiples pollutions, la surexploitation des ressources naturelles, les conséquences du changement climatique, l’introduction d’espèces exotiques envahissantes.

 A ce titre, l’OFB est responsable de 5 missions complémentaires :

  • la police de l’environnement et la police sanitaire de la faune sauvage
  • la connaissance, la recherche et l’expertise sur les espèces, les milieux et leurs usages
  • l’appui à la mise en œuvre des politiques publiques
  • la gestion et l’appui aux gestionnaires d’espaces naturels
  • l’appui aux acteurs et la mobilisation de la société

Le plan Ecophyto 2+ est le plan national prévu à l’article 4 de la directive européenne n°2009/128/CE du 13 janvier 2009, qui vise à instaurer un cadre d’action communautaire pour parvenir à une utilisation des pesticides compatible avec le développement durable. L’objectif du plan Ecophyto II+ est de réduire progressivement l’utilisation des produits phytopharmaceutiques (communément appelés pesticides) en France tout en maintenant une agriculture économiquement performante. Publié en avril 2019, le plan Ecophyto 2+ est piloté par le ministère de l’agriculture et de l’alimentation, le ministère de la transition écologique et solidaire, le ministère de la santé et le ministère de l’enseignement supérieur et de la recherche.

Dans ce contexte l’OFB, qui perçoit une partie des recettes procurées par le produit de la redevance pour pollutions diffuses versées aux agences de l’eau par les distributeurs de produits pharmaceutiques, est chargé d’assurer, le financement d’une partie de ce plan décliné en actions regroupées en axes. Le budget annuel du plan est de 41M€. Il est exécuté à travers environ 300 conventions actives, renouvelées de moitié chaque année. C’est dans ce cadre que l’OFB recrute un assistant administratif.

Au sein du pôle administratif et financier de la Direction générale déléguée (DGD) à la mobilisation de la société, le poste s’intègre dans une équipe de 4 personnes dédiées à la gestion administrative du programme Écophyto2+.

Le pôle administratif et financier (PAF) apporte un appui pour la DG-d sur les fonctions d’ordre partenarial, financier, RH, et administratif nécessaires à la réalisation des missions de la direction. Dans ce cadre, le PAF accompagne les entités de la direction dans la stratégie de montage des projets et leur mise en œuvre.

Mission

Dans le cadre de la mise en œuvre du plan Ecophyto2+ au sein du pôle administratif et financier de la DGD mobilisation de la société et dans le respect de ces procédures internes, l’assistant administratif :

  • Assiste la cheffe de pôle et l’équipe dédiée à la mise en œuvre du plan Ecophyto afin d'optimiser la gestion administrative de leur activité (veille, archivage, communication, réunions, accueil, ...).
  • Prend en charge avec polyvalence, sous l’autorité de la cheffe du pôle, le suivi administratif de certains dossiers (gestion administrative et financière des contrats) en veillant à la bonne application des procédures.

Activités principales

  • Veille, distribution et archivage des courriers électroniques
  • Archivage physique et dématérialisé des documents contractuels et financiers
  • Renseignement des tableaux de suivi de gestion des contrats et d’exécution financière
  • Suivi d’exécution (suivi des échéances, collecte des justificatifs et préparation de service fait pour validation/ajustement et archivage, relance des partenaires)
  • Appui à la préparation des attestations de service fait
  • Enregistrement des services faits certifiés dans le logiciel budgétaire et comptable (SIREPA)
  • Suivi des signatures et transmission à la DGD Ressources pour engagement financier
  • Appui à la rédaction de contrats et de courrier (publipostage)
  • Vérification de documents contractuels (relecture des conventions et avenants)
  • Interface administrative avec les partenaires et les tutelles, réponse aux questions
  • Appui à la gestion administrative de l’équipe (tenue de l’agenda, suivi des congés, suivi des fiches horaires, etc.)
  • Suppléance avec les membres de l’équipe

Relations liées au poste

Relations internes :

Lien hiérarchique :

  • Sous l'autorité de la cheffe de PAF.

Liens fonctionnels :

  • Équipe Écophyto (PAF et DAC)
  • Assistants de direction
  • Chargées de partenariats
  • Comité de direction de la DGD (Directeur et adjoint, chefs de pôle et adjoint) et chef de service
  • DGD ressources (Direction Financière, Direction de la Stratégie d’Intervention Financière, DRH, pôle juridique), agence comptable.

 

Relations externes :

  • Acteurs du plan Ecophyto2+ (partenaires publics ou privés, administrations centrales)

Profil recherché

Intérimaire de niveau bac+2 souhaité et justifiant de 3 ans d’expérience minimum dans la gestion administrative et  juridico-financière des partenariats

Compétences et qualités requises

Connaissances :

  • Connaissance générale des techniques de gestion administrative et de secrétariat
  • Connaissance des procédures administratives, notamment financières et juridiques, des établissements publics;
  • Pratique de la rédaction administrative et de la prise de notes
  • Utilisation courante d'outils collaboratifs (gestion électronique de documents, réseau social d'entreprise, messageries...), d’édition de documents (texte, tableur, présentation), de gestion de données (bases de données) et de logiciels de gestion comptable
  • Gestion de projets
  • Maîtrise de la langue française

 

Savoir-faire opérationnel :

  • Capacité rédactionnelle;
  • Capacité à diffuser l’information sous forme écrite et orale ;
  • Pratique des tableaux de calculs (type excel).

 

Savoir-être professionnel :

  • Autonome
  • A l’écoute et aptitude à la communication
  • Discrétion, sens de la confidentialité
  • Forte capacité d’organisation et de gestion du temps, polyvalence et adaptabilité
  • Rigueur et capacité à rendre compte de l’état d’avancement des dossiers
  • Capacité à vérifier des informations et à les transmettre, à comprendre des instructions administratives et à les expliquer

Conditions d'exercice / sujétions particulières

  • Télétravail : oui, jusqu’à 3 jours maximum par semaine (à définir avec le manager)
  • Conditions de travail : bureau partagé (4 personnes)
  • Horaires de travail : horaire variable avec plage fixe à respecter de 9h45 à 11h45 et de 14h à 16h (35h hebdomadaire, en moyenne 7h par jour)
  • Modalités de restauration : possibilité restauration collective /salle de pause / Pas de titre restaurant

Dépôt de candidature

Pour déposer une candidature, les documents suivants vous seront demandés :

  • CV
  • Lettre de motivation
  • Pour les fonctionnaires uniquement : dernier arrêté de situation administrative ;
  • Pour les non titulaires : diplôme le plus élevé obtenu
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