Assistant administratif en service départemental H/F

Information générale

Positionnement hiérarchique : sous l'autorité du chef de service PPC ou 78/95 en lien fonctionnel avec le chef de service PPC ou 78/95

Conditions d'emploi : Emploi permanent à pourvoir soit par :

un agent déjà en CDI de droit public (portabilité envisageable);
en CDD de 3 ans (rémunération selon expérience professionnelle).

Durée minimale attendue sur le poste : 3 ans

Créé le 1er janvier 2020, l’Office français de la biodiversité (OFB) est un établissement public administratif dédié à la sauvegarde de la biodiversité sous la tutelle des ministres chargés de l’environnement et de l’agriculture. Doté d’un budget de 492 millions d’euros (budget initial 2022), il s’appuie sur l’expertise de près de 3 000 agents, dont une grande partie agit sur le terrain avec, notamment, 1 700 inspecteurs de l’environnement.

L’établissement est au cœur de l’action pour la préservation du vivant dans les milieux aquatiques, terrestres et marins, tant en métropole que dans les Outre-mer. Les équipes interviennent chaque jour pour lutter contre l’érosion de la biodiversité face aux pressions exercées par la destruction et la fragmentation des milieux naturels, les multiples pollutions, la surexploitation des ressources naturelles, les conséquences du changement climatique, l’introduction d’espèces exotiques envahissantes.

A ce titre, l’OFB est responsable de 5 missions complémentaires :

la police de l’environnement et la police sanitaire de la faune sauvage
la connaissance, la recherche et l’expertise sur les espèces, les milieux et leurs usages
l’appui à la mise en œuvre des politiques publiques
la gestion et l’appui aux gestionnaires d’espaces naturels
l’appui aux acteurs et la mobilisation de la société

La Direction régionale Ile de France (DR IDF) est articulée sur deux niveaux :

un niveau régional comprenant un service régional police et un service régional connaissance. La DR IDF a la particularité de ne pas avoir de service régional administratif. Elle mutualise une grande partie des missions administratives avec la Direction régionale Centre Val de Loire (DR CVL).
Un niveau départemental comprenant les services départementaux de Seine-et-Marne et de l’Essonne ainsi que les services interdépartementaux Paris Petite couronne et Yvelines/Val d’Oise.

Les services interdépartementaux Paris petite couronne et Yvelines/Vald’Oise partagent un poste permanent de secrétariat ; le poste sera situé en fonction du lieu de résidence de la personne retenue soit à VINCENNES (94), soit à AULNAY SUR MAULDRE (78). Un déplacement régulier (un jour par semaine, ce déplacement peut avoir lieu très exceptionnellement 2 fois dans la semaine si le travail le justifie) sur le deuxième point d’implantation sera à mis en place.

Mission

Apporter un soutien administratif au service en lien avec les usagers, les autorités civiles et judiciaires, les services de la DR IDF et le service régional administratif de la DR CVL.

Activités principales

Accueil téléphonique et physique (public, sociétés de maintenance, facteur...)
Gestion du courrier
Gestion de l'archivage numérisé et papier
Réalisation - Mise en forme tous types de documents (courriers, notes de service, bases de données, présentations PowerPoint...),
Création et mise à jour de tableaux de suivi
Suivre les réunions de service : préparer, prendre des notes et contribuer aux comptes rendus,
Reprographie
Gestion du parc automobile
Gestion des fournitures administratives (évaluation des stocks/besoin, liste des achats)
Appui logistique à la DR CVL pour le recensement des besoins, la préparation des commandes (devis) et le suivi des livraisons des commandes (devis, préparation de commande, réception, transmission des bons de livraison)
Planification des visites médicales des agents en lien avec la DR CVL
Appui à la DR CVL pour le suivi des absences (arrêt maladie, grévistes…)

Relations liées au poste

Relations internes :

Services de la DR IDF
Service régional administratif de la DR CVL
Directions nationales
Services départementaux

Relations externes :

Préfets et services déconcentrés de l’État notamment les Directions départementales des territoires (DDT) et la Direction régionale et interdépartementale de l’environnement et de l’énergie (DRIEE)
Procureurs
Collectivités territoriales
Syndicats de rivières
Fédérations de pêche et de chasse…
Acteurs de la biodiversité

Profil recherché

Diplôme de niveau V (CAP, BEP)

Expériences en secrétariat administratif

Compétences et qualités requises

Connaissances :

Connaissance du fonctionnement administratif d’un établissement public de préférence
Connaissance des politiques publiques et de la réglementation dans le domaine de la biodiversité souhaitée
Connaissance des acteurs de la police judiciaire et administrative souhaitée

Savoir-faire opérationnel :

Rédiger
Travailler en réseau et favoriser le travail collaboratif
Maitriser des logiciels de bureautique
Savoir s'organiser,

Savoir-être professionnel :

Bonne expression orale,
Sens relationnel,
Travail en équipe
Capacité d'initiative,
Savoir rendre compte.

Conditions d'exercice / sujétions particulières

Travail de bureau-Visioconférence
Permis B
Mise à disposition possible d’un véhicule administratif dans le cadre des déplacements sur la deuxième implantation

Dépôt de candidature

Pour déposer une candidature, les documents suivants vous seront demandés :

CV
Lettre de motivation