Information générale
Positionnement hiérarchique : sous l'autorité du chef de service départemental
Conditions d'emploi : Emploi permanent à pourvoir à mi-temps soit par :
- un agent déjà en CDI de droit public (portabilité envisageable);
- en CDD de 3 ans (rémunération selon expérience professionnelle).
Durée minimale attendue sur le poste : 3 ans
Créé le 1er janvier 2020, l’Office français de la biodiversité (OFB) est un établissement public administratif dédié à la sauvegarde de la biodiversité sous la tutelle des ministres chargés de l’environnement et de l’agriculture. Doté d’un budget de 492 millions d’euros (budget initial 2022), il s’appuie sur l’expertise de près de 3 000 agents, dont une grande partie agit sur le terrain avec, notamment, 1 700 inspecteurs de l’environnement.
L’établissement est au cœur de l’action pour la préservation du vivant dans les milieux aquatiques, terrestres et marins, tant en métropole que dans les Outre-mer. Les équipes interviennent chaque jour pour lutter contre l’érosion de la biodiversité face aux pressions exercées par la destruction et la fragmentation des milieux naturels, les multiples pollutions, la surexploitation des ressources naturelles, les conséquences du changement climatique, l’introduction d’espèces exotiques envahissantes.
A ce titre, l’OFB est responsable de 5 missions complémentaires :
- la police de l’environnement et la police sanitaire de la faune sauvage
- la connaissance, la recherche et l’expertise sur les espèces, les milieux et leurs usages
- l’appui à la mise en œuvre des politiques publiques
- la gestion et l’appui aux gestionnaires d’espaces naturels
- l’appui aux acteurs et la mobilisation de la société
Mission
Sous l'autorité directe du chef de service départemental (CSD), l’assistant administratif apporte un soutien administratif au service, en assurant des missions d’accueil, gestion du standard, de secrétariat, de logistique et d’intendance. Il est chargé de la préparation et du suivi des dossiers administratifs. Il apporte également sa contribution en tant que personnel de proximité dans les domaines comptable, budgétaire, logistique, de la gestion des ressources humaines ainsi que sur divers champs techniques.
Activités principales
Accueil / Secrétariat
- Assurer l'accueil téléphonique et physique (public, sociétés de maintenance, facteur...)
- Gestion du courrier
- Gestion de l'archivage numérisé et papier
- Reprographie
- Gestion des fournitures administratives (évaluation des stocks/besoin, liste des achats)
- Création et mise à jour de base de données
Appui comptable, budgétaire et logistique
- Assurer la commande, la réception, la vérification des livraisons, et la transmission du service fait au service administratif régional
- Appuyer les correspondants logistiques dans le suivi de l’inventaire du matériel individuel et collectif
- Contribuer à l’établissement et au suivi de tableaux de bord et de statistiques en matière budgétaire
- Assurer le suivi des implantations en lien avec le service administratif (suivi contrat de maintenance, contrôle périodique, relations avec gestionnaires de site et artisans chargés de prestations et travaux divers…)
- Recenser et gérer les besoins de fonctionnement en matériel de fournitures administratives, et techniques, maintenance/entretien et calibrage de matériels techniques (courantomètres, salinomètres, outils de mesures, etc.)
- Appuyer le chef de service départemental dans le suivi du parc automobile (entretien, révision, commandes…)
Appui à la gestion des Ressources Humaines
- Assurer l’accueil des nouveaux arrivants
- Assurer la transmission, la vérification et le suivi de documents liés aux ressources humaines (promotion, recensement des grévistes, Compte épargne temps, accident du travail…)
- Assurer le suivi des formations
- Assurer le suivi des visites médicales
Relations liées au poste
Relations internes :
- Services de la Direction régionale
- Directions nationales
Relations externes :
- Services et opérateurs de l’Etat (Direction départementale des territoires, Direction régionale de l'environnement, de l'aménagement et du logement…)
- Fournisseurs, prestataires
- Collectivités territoriales
- Acteurs de la biodiversité (association, organisation professionnelles…)
Profil recherché
Diplôme de niveau V (CAP, BEP)
Expériences en secrétariat administratif
Compétences et qualités requises
Connaissances :
- Connaissance du fonctionnement administratif
- Connaissance des politiques publiques et de la réglementation dans le domaine de la biodiversité souhaitée
- Connaissance en comptabilité publique et achat public
Savoir-faire opérationnel :
- Qualités rédactionnelles
- Travailler en réseau et favoriser le travail collaboratif
- Maitrise des logiciels de bureautique
Savoir-être professionnel :
- Bonne expression orale,
- Sens du relationnel,
- Sens de l'organisation,
- Sens de l'initiative,
- Savoir rendre compte.
Conditions d'exercice / sujétions particulières
- Permis B
- Plages horaires compatibles avec les livraisons et l’accueil
Dépôt de candidature
Pour déposer une candidature, les documents suivants vous seront demandés :
